Typ om te zoeken

Legal

Eenvoudig contractbeheer voor uw aankoop- & boekhoudafdeling 

Delen

Zorgaanbieders komen steeds meer onder druk te staan om de kosten te verlagen en het beter te doen op financieel en operationeel vlak. Steeds veranderende voorschriften en de verhoogde complexiteit wat zakelijke transacties en de relaties met leveranciers betreft, zorgen ervoor dat de aankoop- en boekhoudafdelingen van een ziekenhuis vaak het bos door de bomen niet meer zien. 
 
Een groeiend aantal zorgaanbieders ziet tegenwoordig in hoe belangrijk het automatiseren en verbeteren van contractuele processen wel is, en hoeveel voordelen het biedt. Er is een duidelijke behoefte aan het verwerven van meer formele en gestructureerde procedures voor contractbeheer, alsook om de administratieve routinetaken rond contracten en kantoorwerk te stroomlijnen.
 
iGuana biedt een oplossing voor een efficiënt contractbeheer en helpt ziekenhuizen zo om de kosten voor de verwerking van documenten te verlagen en de productiviteit van het personeel evenals de winstgevendheid te verhogen.
 

Oplossing

De  iGuana iDM  Contract Management Solution is speciaal ontworpen voor ziekenhuizen. Het systeem stelt hen in staat om al hun contractuele documenten (op papier en elektronisch) te registreren, ze veilig te bewaren in een centraal archief en ze gemakkelijk door bevoegde personeelsleden te laten opvragen. Dankzij de oplossing wordt het scannen, archiveren, lokaliseren en opvolgen van contracten, bestelbonnen en gelijkaardige documenten kinderspel en is het controleren van de bepalingen binnen een overeenkomst nog nooit zo eenvoudig geweest.
 
Door de workflowgenerator en e-mailmeldingen van iGuana iDM is het helemaal niet moeilijk meer om belangrijke items en aflopende contracten te beheren. Uw aankoop- en boekhoudafdeling krijgen een geüniformiseerd overzicht van alle contracten, gerelateerde documenten en hun status op ieder tijdstip en dat tegen een fractie van de normale kosten voor contractverwerking.
 

Scannen & archiveren van contracten

iGuana iDM stelt zorgaanbieders in staat om papieren contracten en gerelateerde documenten te scannen, ze te indexeren en te classificeren in een logische bestandsstructuur binnen de software. Doordat aan ieder nieuw contract automatisch een uniek ID wordt toegekend, zijn alle gescande of geüploade bestanden en hun inhoud steeds voorzien van de juiste classificatie binnen de software en maken ze deel uit van een logische boomstructuur.
 
Reeds bestaande en nieuwe elektronische documenten, zoals e-mails, PDF-bestanden en MS Office-bestanden, afbeeldingen en andere digitale documenten worden ook automatisch bewaard binnen deze logische boomstructuur.
 
Daarnaast is het mogelijk om belangrijke metadata toe te voegen voor ieder contract, zoals contracttitel, naam van de leverancier, beschrijving, verantwoordelijke persoon, afdeling, einddatum en andere nuttige informatie. Aanvullende documenten die aan het contract worden toegevoegd, kunnen ook worden voorzien van extra indexgegevens, zoals documenttype, datum etc.
 

Zoeken & vinden van documenten

Zoeken naar een specifiek contract of contractgerelateerd document is nog nooit zo eenvoudig geweest: gebruikers voeren hun zoekcriteria in met behulp van de krachtige zoekfunctie van iGuana iDM en krijgen een lijst van alle contracten en gerelateerde documenten die aan deze criteria voldoen. Alle gevonden documenten worden weergegeven als een logisch gestructureerde lijst. Hierin kan de gebruiker zich gemakkelijk verder verdiepen dankzij de simpele en intuïtieve gebruikersinterface van iGuana iDM.
 
De manier waarop documenten in het digitale archief van iGuana iDM worden geclassificeerd en gestructureerd, is gebaseerd op de behoeften van uw ziekenhuis en weerspiegelt uw individuele behoeften en uw favoriete manier van werken.
 

Versiecontrole & -beveiliging

Alle contracten en gerelateerde documenten worden geïndexeerd en gearchiveerd in iGuana iDM in een juridisch conform, voor revisie geschikt format. Elke versie van het document is duidelijk geïdentificeerd en oudere versies worden nooit gewist. Hierdoor kunnen gebruikers zowel de meest recente en oudere versies raadplegen. Het volledige audittraject is beschikbaar waarmee alle taken die door gebruikers voor een bepaald document werden uitgevoerd, kunnen worden opgevolgd.
 
Enkel bevoegde gebruikers kunnen contractdocumentatie raadplegen, documenten toevoegen of metadata/indexdata van documenten aanpassen. Dit garandeert dat u steeds een duidelijk en volledig overzicht hebt van wat er is gebeurd met elk document, de huidige versie ervan en de status.
 

Integratie met bestaande systemen

iGuana iDM kan perfect worden geïntegreerd met uw bestaande IT-systemen, zoals uw ERP (SAP, Oracle PeopleSoft etc.). Een van de belangrijkste voordelen van integratie is dat uw personeel de documenten die zijn gearchiveerd in iGuana iDM probleemloos kan raadplegen via de gebruikelijke interface van uw bestaande IT-toepassingen.
 
Dankzij integratie kunnen documenten in uw bestaande systemen worden gelinkt aan contracten die in iGuana iDM zijn gearchiveerd, zoals gerelateerde facturen, bestelbonnen, bijlagen en andere documenten. Hierdoor wordt gegarandeerd dat de gebruiker steeds een volledig overzicht heeft van alle documentatie die te maken heeft met een bepaald contract.
 
iGuana heeft al een jarenlange praktijkervaring op vlak van integratie met grote IT-systemen in de gezondheidssector en heeft er standaardinterfaces voor ontwikkeld.
 

Meldingen & waarschuwingen

Om uw personeel te helpen om onaangename verrassingen te vermijden, zoals het onopgemerkt voorbijgaan van een einddatum of verlengingsdatum van een contract, brengt iGuana iDM de betrokken gebruikers automatisch op de hoogte van belangrijke data. Via e-mail worden meldingen verstuurd naar de bevoegde personeelsleden volgens een vooraf vastgelegde meldingstermijn, bijvoorbeeld 30 of 90 dagen van voordien. Dit zorgt ervoor dat uw organisatie nooit meer een belangrijke contractdeadline mist.
 

Veiligheid & naleving van de voorschriften

Met iGuana iDM wordt de naleving van wettelijke regels en voorschriften automatisch gewaarborgd, waaronder ook de bescherming van gevoelige informatie tegen onbevoegde toegang, voor revisie geschikte archivering, naleving van de bepalingen betreffende gegevensbewaring en -vernietiging en privacyregels. Alle documenten zijn gecodeerd en er worden gedetailleerde logbestanden over de gegevenstoegang aangemaakt.
 
 

Tags:

Je houdt waarschijnlijk ook van

Geef een reactie