Typ om te zoeken

ICT

Documentbeheer afdeling Human Resources

Delen

Misschien beschikt u al over een dergelijk documentbeheersysteem dat u helpt een aantal HR-processen te automatiseren, maar toch is de kans groot dat u nog met een stapel documenten zit die niet zomaar even eenvoudig meteen kunnen worden opgevraagd. Denk maar aan alle formulieren voor de belastingen, ziekteverzekering en pensioen, contracten, cv’s, e-mails en andere documenten die u geregeld archiveert.
Oplossing
iGuana (voormalig Allgeier DMS Solutions) heeft een oplossing voor het beheer van HR-documenten ontwikkeld op basis van het iGuana iDM softwareplatform. De oplossing is ontwikkeld om organisaties te helpen al hun HR-documenten (zowel op papier als elektronisch) te scannen, ze veilig op te slaan in een centrale database en ze gemakkelijk opvraagbaar te maken voor bevoegde medewerkers. U krijgt een uniform overzicht van uw medewerkers en kunt een volledig elektronisch dossier aanleggen voor elke medewerker.
Documenten archiveren
Dankzij iGuana iDM kunnen organisaties papieren documenten scannen, indexeren en klasseren binnen een logische documentstructuur binnen de software. Bestaande en nieuwe elektronische documenten, zoals e-mails, PDF-bestanden en MS Officebestanden, afbeeldingen en andere digitale documenten worden ook automatisch opgeslagen binnen deze structuur.
Verwerking van formulieren
Indien u gegevens dient te verwerken van een aantal papieren formulieren, zoals verlofaanvragen van medewerkers, kan de oplossing van iGuana iDM deze formulieren voor u verwerken door alle nodige gegevens te scannen met OCR- en OMR-technologie. Gescande gegevens kunnen door uw medewerkers gebruikt worden of ze kunnen worden geïmporteerd in uw HRM-systeem.
Documenten routeren en goedkeuren
Mogelijk heeft u een oplossing nodig om bepaalde documenten te routeren en goed te keuren, zoals aankopen door personeel of verlofaanvragen. iGuana iDM kan uw goedkeuringsproces voor documenten op twee manieren verwerken: goedkeuring van de routering of goedkeuring van de workflow. Een volledig controletraject is beschikbaar om alle taken die werden uitgevoerd door gebruikers op een bepaald document te traceren.
Integratie HR-beheer
iGuana iDM kan integreren met uw HRM/HCM-systeem, zoals Oracle PeopleSoft, SAP, enz. Eén van de grootste voordelen van integratie is dat uw personeel probleemloos documenten, die gearchiveerd werden in iGuana iDM, kan openen via de gebruikelijke HRM interface.
Beveiliging en naleving
In iGuana idM worden wetten en regels automatisch nageleefd. Daarbij wordt ook gezorgd voor de beveiliging van gevoelige gegevens tegen toegang door onbevoegden, revisie-proof archiveren, de naleving van het beleid omtrent databeheer en datavernietiging en de privacyregels. Alle documenten worden versleuteld en gedetailleerde toegangslogs worden voorzien.
iGuana iDM empowers people.
WWW.iGuana-DMS.com
 

Tags:

Geef een reactie