Typ om te zoeken

HR

Documentmanagement voor HR-afdelingen

Delen

Elke organisatie staat onder druk om zijn HR-dossiers doeltreffend te beheren. Hun HR-afdelingen worden overstelpt met veel papierwerk. U wordt verwacht allerlei wettelijke voorschriften en deadlines na te leven, al uw personeelsdossiers en aanverwante documenten op orde te houden en de veiligheid en integriteit van gevoelige personeelsinformatie te waarborgen.
 
Misschien beschikt uw organisatie al over een HRM-systeem dat u helpt een aantal HR-processen te automatiseren, maar toch is de kans groot dat u nog met veel papieren en elektronische documenten zit die niet met enkele muisklikken kunnen worden opgevraagd. Denk maar aan alle werknemerscontracten, cv’s, salarisadministratie, ziektekostenverzekeringen, pensioendossiers, ziekteverzuimformulieren, e-mails en andere documenten die u regelmatig archiveert.
 
Om aan deze uitdagingen het hoofd te kunnen bieden, ontwikkelde iGuana een oplossing voor documentbeheer voor HR-afdelingen. De software is gebaseerd op het iGuana iDM-softwareplatform en is zodanig ontworpen dat alle HR-documenten (op papier en digitaal) worden vastgelegd, veilig gearchiveerd worden in een centraal archief en gemakkelijk toegankelijk zijn voor geautoriseerde personeelsleden. U kunt zo een eenduidig beeld krijgen van uw medewerkers en voor elk van hen een volledig elektronisch dossier aanmaken
 
Archiveren van documenten
Met de iGuana iDM-software voor HR-afdelingen kunt u papieren documenten scannen, indexeren en in een logische bestandsstructuur klasseren. Bestaande en nieuwe elektronische documenten, zoals e-mails, PDF- en MS Office-bestanden, afbeeldingen en andere digitale documenten, worden ook automatisch in deze structuur bewaard.
 
Verwerken van formulieren
Indien u bepaalde gegevens van papieren formulieren moet digitaliseren, kan de oplossing van iGuana iDM deze formulieren voor u verwerken door alle nodige gegevens te scannen met OCR- en OMR-technologie. De gescande gegevens kunnen dan door uw medewerkers worden gebruikt of in uw HRM-systeem geïmporteerd worden.
 
Documenten routen en goedkeuren
Mogelijk heeft uw organisatie een oplossing nodig om bepaalde documenten te routen en goed te keuren, zoals aankopen door medewerkers of verlofaanvragen. iGuana iDM kan uw goedkeuringsproces voor documenten op twee manieren automatiseren: goedkeuringsrouting of goedkeuringswerkstroom. Er is een volledig audittraject beschikbaar. Hierdoor kunnen alle taken die gebruikers op een bepaald document hebben uitgevoerd, worden opgevolgd.
 
HRM-Integratie
iGuana iDM kan worden geïntegreerd met uw HRM/HCM-systeem, bijvoorbeeld Oracle PeopleSoft, SAP enz. Een van de grootste voordelen hiervan is dat uw medewerkers documenten die in iGuana iDM werden gearchiveerd, probleemloos via de vertrouwde HRM-interface kunnen openen.
 
Beveiliging & Compliance
Met iGuana iDM wordt de naleving van wetten en voorschriften automatisch gewaarborgd. Daarbij wordt ook gezorgd voor de bescherming van gevoelige gegevens tegen toegang door onbevoegden, wijzigingsbestendige archivering, hash-algoritmen, blockchain-technologie, opslag van documenten en metagegevens in containerbestanden, enz. Alle documenten worden versleuteld en er worden gedetailleerde toegangslogs bijgehouden.
 
+32 (0)2 70 90 100
[email protected]
www.iguana-dms.com
 
 
iGuana Logo (Transparent Background) - kopie
 
 

Geef een reactie