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Économisez du temps et de l’argent avec une solution efficace pour le stockage, le scannage et l’indexation hors site de vos archives papier

Delen

En tant que professionnel des soins de santé, vous trouvez qu’il est dif cile et coûteux de gérer vos archives papier en expansion continue? Vous n’avez pas assez d’espace pour stocker tous vos documents? Vous êtes inquiet de perdre des documents importants ou vous croyez que vous n’êtes plus en mesure de garantir la conformité à la loi?
 
Si tel est le cas, il pourrait être utile d’envisager d’externaliser la gestion de vos archives papier à un fournisseur expérimenté de services, comprenant le stockage, le scannage de documents, l’indexation et la récupération sur demande de chiers, tout cela hors site.
 

Comment minimiser vos dépenses liées au stockage physique

La gestion et la récupération de chiers physiques, en particulier quand il est urgent de localiser un document particulier ou quand des chiers doivent être récupérés de manière régulière, peuvent représenter un coût considérable. C’est particulièrement vrai pour les hôpitaux qui doivent gérer des volumes énormes de chiers, tels que les dossiers médicaux des patients, et respecter des règles strictes de con dentialité, de sécurité et de conservation de documents.
Avec Store2Scan et Help2Scan, iGuana ScanFactory propose deux solutions rentables pour minimiser ces dépenses.
 

Store2Scan avec iGuana ScanFactory

Store2Scan est une alternative au stockage de documents hors site conventionnel, qui implique des frais récurrents pour le stockage d’archives et la récupération de documents. Notre objectif n’est pas de stocker vos documents et de vous fournir des documents physiques chaque fois que vous avez en besoin. Notre but est de venir les chercher, de les scanner et de vous aider à vous débarrasser une fois pour toutes du papier et de tous les coûts liés.
 
iGuana peut vider l’ensemble de vos archives, les stocker dans son installation de stockage hors site sécurisée, les scanner progressivement et indexer tous vos documents (y compris les requêtes urgentes sur demande) et vous les fournir en format numérique. En même temps, nous détruisons en sécurité tous les documents qui ont déjà été scannés.
 
Services Store2Scan

  • Inventaire complet et récupération de toutes vos archives
  • Livraison à une installation sécurisée dans des boîtes d’archives spéciales
  • Séparation des contenus de boîtes; code-barres pour chaque chier
  • Scannage (recto-verso) en utilisant des scanners spécialisés
  • Contrôles continus de la qualité ( chiers papier et scannés)
  • Destruction sécurisée des chiers papier (avec certi cat)
  • Fichiers / métadonnées prêts à être importés dans vos systèmes
  • Acheminement des documents scannés vers votre personnel

 

Pourquoi procéder de cette manière?

D’après notre expérience, le simple fait de déplacer vos archives d’un endroit physique à un autre site externe, même si cela vous permet de réa ecter votre espace d’archives existant, n’est habituellement viable nancièrement et opérationnellement qu’à court terme. À long terme, tant que vous disposez d’un stockage physique quelque part, celui-ci continuera d’apparaître comme une dépense récurrente sur votre bilan. Store2Scan peut vous aider à minimiser ces coûts à long terme. Cela fera une grosse di érence pour vos résultats.
 
L’un des avantages clés pour un hôpital est le fait qu’avec Store2Scan, vous payez pour des documents scannés, pas pour le stockage; et vos paiements sont répartis sur la durée du projet de scannage à long-terme.
 
Principaux avantages de Store2Scan:
■ Espace d’archives libéré (qui peut être réaffecté) et réduction des coûts d’exploitation
■ iGuana réalise un inventaire complet de vos archives et tous vos documents sont enregistrés soigneusement
■ Vous payez pour des documents scannés, pas pour le stockage physique de vos archives papier
■ Vos coûts sont répartis sur la durée du projet de scannage à long-terme
■ Le scannage peut être e ectué à la demande,c.à.d. que depuis votre perspective, vous fonctionnez de manière totalement numérique dès le 1er jour
■ Vous ne devez plus vous soucier des dossiers papier dès que ScanFactory est venu les chercher
■ Vous contrôlez intégralement vos archives numériques – il n’y a pas de coûts récurrents de récupération de documents
■ Vos archives numériques sont entièrement conformes à la loi, aux réglementations et aux règles de con dentialité et de conservation
 

Help2Scan avec iGuana ScanFactory

Help2Scan est une bonne solution pour votre hôpital si vous cherchez des manières de réduire la quantité de temps que votre personnel passe à travailler avec du papier et à scanner des documents de façon journalière. D’une part, vous voulez que votre personnel soit plus productif et se concentre davantage sur les services aux patients; d’autre part, vous ne souhaitez pas vous lancer dans un projet de scannage complet. Tout ce dont vous avez peut-être besoin est une petite aide concernant les chiers papier que votre propre personnel n’a simplement pas le temps ou les ressources de gérer.
 
Services Help2Scan

  • Pré-enregistrement et récupération de vos documents
  • Livraison vers une installation sécurisée ScanFactory
  • Séparation des contenus de boîtes; code-barres pour chaque chier
  • Scannage (recto-verso) en utilisant des scanners spécialisés
  • Contrôles continus de la qualité ( chiers papier et scannés)
  • Destruction sécurisée des chiers papier (avec certificat)
  • Fichiers / métadonnées prêts à être importés dans vos systèmes
  • Acheminement des documents scannés vers votre personnel

 
Help2Scan est une option pratique si le volume des documents que vous allez rechercher dans vos archives de manière régulière est relativement faible mais su sant pour consommer beaucoup du temps précieux de votre personnel.
 
Notre conseil consiste à se concentrer sur les besoins les plus pertinents de votre organisation et de faire scanner vos documents (dossiers patient, chiers fournisseurs, factures, courrier, documents de ressources humaines; contrats, etc.) comme et quand vous avez besoin.
 
De cette façon, votre personnel aura toujours les documents requis à sa disposition et sous la main, sans avoir à se résoudre à une recherche et une récupération fastidieuses des équiva- lents papier. Pour un tarif mensuel fixe (budget fixe, pas de surprises), vous pouvez vous occuper de vos besoins en scannage étape par étape.
 
Le contrat de souscription mensuel à Help2Scan inclut un nombre xe de boîtes fournies par ScanFactory (taille standard). L’honoraire est porté en compte sur base d’un tarif par boîte (minimum 100 boîtes par mois).
 
Principaux avantages de Help2Scan:
■ Notre personnel peut e ectuer le travail que votre personnel n’a pas le temps de faire
■ Prix fixe par boîte standard; budget fixe par mois; pas d’investissement initial forfaitaire
■ Vous recevez une facture mensuelle fixe et vous savez toujours à quoi vous attendre le mois suivant
■ Pas de dépenses non plani ées ni de surprises indésirables; votre planning nancier devient plus facile
■ Tous les chiers scannés sont prêts à être importés dans vos systèmes informatiques existants (HIS, DMS, HRM/HCM, etc.)
■ Nous pouvons acheminer vos documents numériques à certains membres de votre personnel, si nécessaire
■ Les chiers scannés peuvent être détruits de manière sécurisée, réduisant ainsi votre espace d’archives physiques et les coûts liés
 

Pourquoi confier vos documents à iGuana ScanFactory?

iGuana a plus de 30 années d’expérience du scannage et de l’indexation d’énormes volumes de documents, essentiellement pour des clients dans le secteur des soins de santé. À ce jour, ScanFactory a traité plus de 320.000.000 de documents pour divers clients. Notre installation de scannage sûre et sécurisée, haut débit et à volume élevé, dotée d’un équipement de scannage spécialisé et notre propre logiciel éprouvé de gestion d’archives emploie une large équipe de professionnels ayant de nombreuses années d’expérience du traitement de documents et fournissant constamment des chiers numériques de qualité supérieure.
 
 

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