Typ om te zoeken

Geen onderdeel van een categorie

Etes-vous certain que tout est facturé correctement et entièrement dans votre hôpital?

Delen

La facturation dans un hôpital, également parfois appelée la perception centrale, est un élément complexe. Peu nombreux sont ceux qui se rendent compte de la difficulté de facturer correctement tous les services et produits livrés. Dans une entreprise ‘normale’, un produit est vendu et livré au client et une facture est établie sur cette base. C’est beaucoup plus complexe dans un hôpital, où il faut non seulement facturer au patient, mais il faut à côté de cela également faire en sorte d’obtenir le remboursement des mutualités ainsi que le financement des pouvoirs publics. Au lieu d’1 seul flux de revenus, on y trouve donc au minimum 3 flux de revenus. Il faut également ajouter à cela la diversité de services et de produits qui doivent être livrés et donc également facturés : les hospitalisations et suppléments, les consultations, les médicaments, le labo, la radiologie, la physio, les autres consommations, etc. En plus de tout cela, il faut également tenir compte de forfaits et des règles de tarification en perpétuel changement.
 

Le rôle de l’informatique

Ces règles compliquées de tarification ont comme conséquence qu’il n’est pas possible d’utiliser des “systèmes ERP standards” pour ces processus : beaucoup d’hôpitaux utilisent SAP comme système ERP pour la comptabilité et les achats mais la tarification & la facturation (tarfac) sont supportées par des systèmes développés spécialement. Le nombre de systèmes tarfac commerciaux de fournisseurs informatiques disponibles en Belgique est du reste limité. Ceux-ci ont également été conçus pour adapter facilement les règles de tarification changeantes (nomenclatures) dans le logiciel et les diffuser vers les clients (hôpitaux). Le développement interne et surtout la maintenance d’un système tarfac propre à l’établissement sont complexes et coûteux.
 

Multitude de systèmes départementaux

Qui plus est, les données, sur base desquelles la facturation doit avoir lieu, proviennent d’une multitude de systèmes départementaux. Dans la plupart des hôpitaux, il s’agit au moins d’une dizaine de départements: pharmacie, dossier médical, labo, radiologie, physio, prothèses, … et dans ce cadre tous les systèmes transmettent les données au moyen du middleware HL7. Ces intégrations sont assez complexes et sont en général réalisées par des fournisseurs informatiques externes. Il est toutefois important que le département informatique propre à l’hôpital maîtrise lui aussi suffisamment cette matière pour résoudre à l’avenir les problèmes éventuels. Il arrive également souvent que les données qui entrent dans le système tarfac ne soient pas complètes ou correctes et qu’elles doivent être corrigées ou complétées avant de pouvoir être traitées, un bon processus est important pour cela.
 

Exhaustivité et exactitude garanties?

Il arrive souvent que toutes les entrées de prestations ne soient pas informatisées et que les collaborateurs de secrétariat introduisent manuellement des prestations qui ont été notées par des médecins sur une feuille de papier. Il est clair qu’ici l’exhaustivité et l’exactitude ne peuvent absolument pas être garanties. Nous voyons de plus en plus apparaître des tablettes numériques et des applications, dans lesquelles les médecins introduisent eux-mêmes directement leurs prestations. C’est en tout cas mieux que les (très nombreux) cas où les prestations des médecins sont introduites par des collaborateurs de secrétariat, en utilisant leur compte et leur mot de passe. Il faudrait intervenir fermement contre cela étant donné que cela peut avoir de graves conséquences sur le plan de la confidentialité des données.
 

Qu’est ce qui peut mal fonctionner?

En raison de cette complexité des flux de données, des processus et des systèmes, des dysfonctionnements très variés sont fréquents, on note parmi les causes concrètes:

  • -l’enregistrement incomplet de consommations (automatique ou manuel)
  • -la mauvaise intégration de systèmes départementaux avec le système Tarfac
  • -le suivi inadéquat des anomalies découlant de cette intégration
  • -une mauvaise gestion des modifications des règles de tarification & des nomenclatures
  • -un suivi insuffisant d’anomalies dans le progiciel tarfac

Un élément important est également la gestion des données de base: une mauvaise gestion par exemple des données des patients et de leur synchronisation entre les systèmes peut également donner lieu à des anomalies.
 

Conséquences et indicateurs

Tout cela conduira à une facturation incomplète ou incorrecte vers les patients. Si elles sont incorrectes, les données seront également rejetées par les mutualités. Finalement, les rapports RCM/RHM à l’attention des pouvoirs publics seront également incomplets et donc le financement également. L’équipe qui est responsable de ces rapports peut toutefois identifier post facto des problèmes de facturation. Elle a en effet une vue sur l’ensemble de la facturation et peut évaluer si les prestations facturées correspondent à l’état du patient et s’il y a probablement également eu d’autres prestations, qui n’ont pas été reprises dans la facturation. Un bon loopback entre cette équipe et la perception centrale est donc important. Les arriérés pour les prestations à facturer et les anomalies à traiter dans le processus, les rejets par les mutualités et la durée moyenne entre la prestation et la facturation constituent de bons indicateurs relatifs au processus tarfac.
 

Que pouvons-nous y faire?

Dans le cas où vous voulez étudier s’il existe un ‘revenue leakage’ dans votre organisation, une première étape consiste à décrire tous les flux d’informations qui conduiront finalement à la facturation, et ce pour tous les types de prestations et de consommations qui doivent être facturées. Cela inclut les “processus End-2-End”, de l’introduction des prestations à la tarification et à la facturation, ainsi que les systèmes qui les supportent. Le problème est que peu de personnes dans l’hôpital ont une vue sur ce “End-2-End” et la plupart des personnes connaissent et comprennent uniquement les processus au sein de leur propre domaine de travail. Il est en général nécessaire pour cela de consulter plusieurs personnes.
 
Commence ensuite une analyse approfondie de ces processus et systèmes, qui a pour but d’identifier et d’étudier les “sources of leakage” possibles. Dans certains cas, des techniques d’analyse de données sont utilisées à cet effet. Un test typique est par exemple la comparaison (réconciliation) de données entre différents systèmes. Tout cela demande une expertise spécifique sur le plan de l’analyse de processus, de l’informatique et de l’analyse de données, une expertise que beaucoup d’hôpitaux ne possèdent pas. C’est la raison pour laquelle il est souvent fait appel à des consultants externe, BDO réalise souvent ces analyses à la demande d’hôpitaux.
 

Tags:

Geef een reactie