Typ om te zoeken

Finance

Hoe Uw Crediteurenprocessen Stroomlijnen en Automatiseren?

Delen

De verwerking van papieren inkoopfacturen vormt altijd een grote uitdaging. Dit geldt met name voor complexe organisaties zoals ziekenhuizen die routinematig met veel verschillende leveranciers werken. Het proces omvat veel stappen en kan veel tijd in beslag nemen om te voltooien. Elke factuur moet worden geregistreerd, in het ERP-systeem worden geplaatst en het daaropvolgende goedkeuringsproces ondergaan. Dit kan zich gemakkelijk vertalen in tijdrovend, overwegend handmatig werk. Dit arbeidsintensieve en vaak foutgevoelige proces kan een aanzienlijke impact hebben op de productiviteit van uw personeel en uiteindelijk op uw resultaat.
 
Hoe kunt u uw organisatie in staat stellen om de verwerkingskosten per factuur te verlagen en tegelijkertijd de productiviteit van uw Crediteurenprocessen te maximaliseren? Hoe kunt u kosteneffectieve, efficiënte en transparante factuurverwerkingsprocedures opzetten, vanaf het moment dat de documenten binnenkomen tot en met de boeking van de facturen in uw ERP-systeem?
 
iGuana biedt een turnkey-oplossing voor geautomatiseerde registratie, gegevensextractie, intelligent verwerken en digitaal archiveren van facturen. De oplossing biedt aanzienlijke mogelijkheden voor directe kostenbesparing en snelle ROI. Hij kan de traditionele rol van de afdeling crediteuren als kostencentrum veranderen in die van een opbrengstencentrum, door een positieve bijdrage aan het eindresultaat van de organisatie. Door het scannen van papieren facturen bij binnenkomst, kan een volledig geautomatiseerd boekhoudproces worden bereikt, van initiële extractie van factuurgegevens tot uiteindelijk het archiveren van de documenten in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.
 
Automatische verwerking en goedkeuring van inkoopfacturen
De iGuana oplossing voor Automatische verwerking en goedkeuring van inkoopfacturen is gebaseerd op het iGuana iDM Systeem voor Elektronisch Documentbeheer & Digitale Archivering. Deze turnkey- oplossing maakt het gemakkelijk om binnenkomende facturen te verwerken over alle fasen van het crediteurenproces : van het digitaliseren/scannen en classificeren van facturen, gegevensextractie en -controle, tot het vrijgeven en uiteindelijk boeken van factuurgegevens in ERP, boekhoudsoftware of elk ander back-end-systeem.
 
Facturen scannen & gegevensextractie
Alle binnenkomende papieren facturen worden direct in iGuana iDM gescand, een gecentraliseerd digitaal archief. Deze op kunstmatige intelligentie gebaseerde extractietechnologie extraheert automatisch belangrijke factuurgegevens (naam leverancier, factuurnummer, datum, hoeveelheid en andere details). Ingebouwde landspecifieke instellingen verzekeren de geautomatiseerde controle van het voldoen aan geldende regelgeving. Gevalideerde facturen worden automatisch geboekt in uw ERP-systeem.
 
Factuurrouting & workflow
Geboekte facturen kunnen automatisch naar de verantwoordelijke medewerkers worden verzonden voor verdere actie. Facturen kunnen ook worden toegevoegd aan een speciale workflow gebaseerd op triggers, gebruikersacties en andere bedrijfsregels, waaronder goedkeuring van facturen, escalatie en foutafhandeling. Facturen die bijvoorbeeld specifieke posten bevatten, kunnen automatisch worden doorgestuurd naar bepaalde gebruikers als onderdeel van een goedkeuringsworkflow met specifieke acties door specifieke gebruikers in een vooraf gedefinieerde volgorde. Uw ERP-systeem wordt automatisch bijgewerkt met een factuurstatus, zoals “Goedkeuring in behandeling”. Er is een volledig audittrail beschikbaar voor alle individuele factuurtransacties.
 
Factuurarchivering
Alle gescande facturen worden geïndexeerd, geclassificeerd binnen een logische structuur en veilig gearchiveerd in iGuana iDM in een revisie-bestendig formaat dat voldoet aan wetgeving en toekomstige beschikbaarheid garandeert. Gebruikers kunnen facturen eenvoudig oproepen met een krachtige zoekfunctie en alle facturen direct vanaf hun ERP-scherm raadplegen.
 
Belangrijkste voordelen
Enkele van de belangrijkste voordelen voor klanten zijn onder meer, maar niet beperkt tot:
• Grotere procestransparantie en betere interne controles
• Standaardisatie van factuurverwerking en zichtbaarheid voor budgetbeheer en planning
• Kostenbesparingen door eliminatie van handmatige gegevensinvoer door geautomatiseerde gegevensextractie
• Verwijderen van risico verbonden met kwijtgeraakte, verkeerd opgeborgen of verkeerd behandelde facturen
• Optimalisatie van gegevens en verwerkingskwaliteit door validatie en betrouwbaar voldoen aan wet- en regelgeving
• Verbeterd cashflowmanagement door eliminatie van aanmaningskosten en dubbele betalingen
 
Over iGuana
iGuana is een toonaangevend aanbieder van oplossingen voor Documentmanagement & Scandiensten en van Professionele Documentenscanners. Wij bieden hoogstaande software voor Elektronisch Documentbeheer & Digitale Archivering aan en een brede waaier van professionele Scan- en Digitalisatiediensten (ScanFactory). Daarnaast bieden wij ook een grote selectie van professionele scanapparatuur, zoals scanners voor microfilms & microfiches, boekenscanners, grootformaat-scanners en meer. Met meer dan 30 jaar ervaring op dit gebied en een van de meest uitgebreide oplossingen en serviceportfolio’s in de industrie, zijn wij een one-stop-shop voor alle noden van onze klanten op het gebied van documentbeheer en digitale archivering.
 
iGuana NV
Leuvensesteenweg 633
BE-1930 Zaventem
+32 2 70 90 100
[email protected]
www.iguana-dms.com

 

 
 

Geef een reactie