Typ om te zoeken

ICT

ICT in de ouderenzorg

Delen

WZC Annuntiaten Heverlee: zorgdossier en woonzorgmanagement dragen bij tot betere zorg

“Met het ‘rode huis’ werken we al effectief, het ‘groene huis’ zit nog in de opstartfase. Met het woonzorgmanagement kunnen verschillende gegevens samengebracht worden in één en hetzelfde dossier. Door op een enkele plaats iets in te geven, kunnen verschillende ‘acties’ daaruit voortvloeien: als je de kosten voor apotheek ingeeft dan staat dit ‘vanzelf’ op de factuur van de bewoner. De grootste vooruitgang ligt op het vlak van de elektronische zendingen. Jammer genoeg moeten wij nog altijd de papieren versies mee opsturen, maar ik hoop daar ook in de toekomst op verbetering. Met behulp van deze programma’s kan je historieken opzoeken – wie werd wanneer opgenomen- , rapporten maken, heb je alle gegevens – katz-schalen, zorgaspecten, overlijdens,… – bij elkaar, enz.”

Bijdrage aan betere zorg

“Beide pakketten leveren elke op hun manier een bijdrage een betere zorg. In het ‘rode huis’ kan bijvoorbeeld de factuur voor de bewoner professioneel opgemaakt worden: mensen begrijpen op deze manier wat er aangerekend wordt. Ook dit is een voorbeeld van ‘betere zorg’ omdat mensen ten alle tijd goed geïnformeerd kunnen worden. Binnen dit pakket kan er verder ook een wachtlijst aangemaakt worden: je kan mensen op een ‘actieve’ of ‘passieve’ wachtlijst zetten, de nodige gegevens aanvullen en lijsten opmaken volgens gewenste criteria zoals bijvoorbeeld op basis van het intakegesprek, op alfabetisch volgorde, enz. Ook dit helpt om ‘wachtenden’ op de hoogte te houden van de evolutie in de wachtlijst.”

Medicatieluik

“In het ‘groene huis’ kan het zorgpersoneel op een eenduidige manier zien welke zorg een bewoner reeds gekregen heeft en wat er nog dient te gebeuren. In het systeem kunnen belangrijke aspecten ‘opflikkeren’ zodat medewerkers meteen attent gemaakt kunnen worden op iets dat zeer belangrijk is. Op deze manier kan een betere zorg verstrekt worden aan de bewoners. Een belangrijk deel van het ‘groene huis’ is het medicatieluik: een groot voordeel is dat de software zo ingevuld kan worden dat je kan zien wanneer je een voorschrift moet vragen aan de arts. De voorschriften kunnen geprint worden, zodat de arts deze slechts hoeft te tekenen. Hierdoor wint de arts tijd en kan de medicatie voor de bewoner tijdig besteld worden.”

Goede ervaringen met de helpdesk

“Ik heb heel goede ervaring met de mensen van de helpdesk bij Care Solutions. Bij de overschakeling naar Care Solutions moest ik bewoners terug met een historiek als nieuw ingeven, enz. Dat was voor mij een heel moeizaam proces, maar telkens weer werd ik snel en vakkundig geholpen. Zo iets vergeet je niet,” besluit Ilse Van Wijnendaele.
——————————————————————-

Woonzorgnet Dijleland kiest voor één centrale server

“Doordat we op enkele jaren tijd zijn uitgegroeid van 4 individuele woon- en zorgcentra met elk een eigen lokale werking naar een samenwerkingsverband is de opstelling met lokale servers niet langer houdbaar. Elk woon- en zorgcentrum behoudt zijn eigenheid, maar we gebruiken wel allen dezelfde softwaretoepassingen,” opent Yannic Brandt, Financieel Economisch Directeur van Woonzorgnet Dijleland.
“Ook is er voortdurende communicatie nodig tussen de huizen en moeten er files gedeeld worden met medewerkers op diverse locaties. Daarnaast ijveren we om economische schaalvoordelen te genereren uit het samenwerkingsverband. Bij besparing op IT kunnen er meer middelen gaan naar de zorg van de bewoner.”

Eenvoudig en transparant IT-beleid

“Vanuit elk woon- en zorgcentrum zal er voor elke medewerker een onmiddellijke toegankelijkheid moeten komen tot de files en softwaretoepassingen op de centrale server. Met het herleiden naar één server zal er een eenduidige IT-mappenstructuur zijn, waarin elke file nog maar eenmaal wordt opgeslagen. De totaal vereiste geheugencapaciteit zou drastisch moeten minderen. Verder komt er ook een centraal back-up beheer en centraal beheer van licenties, anti-virus en anti-spam software, vpn-connecties, … Het plan is de vaste pc’s zoveel mogelijk te vervangen door thin clients die eenvoudig van op afstand kunnen worden beheerd en die beduidend goedkoper zijn. Het doel is een eenvoudiger en transparant IT-beleid, met een structuur die ons enerzijds minder kost per werkplek, maar ons anderzijds 100 % bescherming geeft tegen externe factoren die de administratieve kern van ons samenwerkingsverband kunnen ontkrachten.”

IT-beheer grotendeels uitbesteden

“Omdat onze eigen medewerkers bovenal met kwaliteitsvolle zorg bezig zijn, kiezen we ervoor om het IT-beheer grotendeels uit te besteden. Het is een moeilijke en snelevoluerende materie waarvoor het niet evident is de nodige knowhow in huis te halen. We kiezen dus bewust voor een extern datacenter waarvan het volledige beheer wordt overgedragen aan onze externe partner Myrtus. Wel zijn er een aantal interne medewerkers die aanspreekpersoon zijn voor personeel en melding maken van nieuwe IT-problemen.”

Stappenplan

“Zowel door Myrtus als door Woonzorgnet Dijleland worden een aantal voorbereidende stappen genomen. Het eerste werk was een totaal zicht krijgen over de toegangen tot de nieuwe server: welke accounts moeten worden aangemaakt, per medewerker of per groep van medewerkers (afdeling, woning, …) Momenteel is Myrtus dat voorstel aan het implementeren, maar alsnog ‘achter de schermen’. Verder zijn we nog in de denkfase voor wat de nieuwe mappenstructuur betreft. We streven naar een uniforme opstelling voor al onze woon- en zorgcentra met ook horizontale toegangslijnen over de huizen heen. Een andere stap is de huidige hardware aan desktops en laptops inventariseren en de vervangingsnood oplijsten, op korte en langere termijn. In de schaduw van de grote investeringskost van het nieuwe server-platform moeten we afwegen of het economisch verantwoord is om kleinere randinvesteringen nu uit te voeren, dan wel uit te stellen naar de toekomst,” besluit Yannic Brandt.
—————————————————————————–

Vzw Zorg-Saam ZKJ: zorgdossier in functie van kerntaak

“Vzw Zorg-saam ZKJ is ontstaan in 2001 als kind van de Zusters Kindsheid Jesu die toen 10 woonzorgcentra in beheer hadden. Ondertussen is de organisatie uitgegroeid tot een vereniging van 12 woonzorgcentra verspreid over Oost-Vlaanderen die met 1700 medewerkers zorg draagt voor 2200 ouderen,” opent Filip Vandaele, Systeemverpleegkundige bij Zorg-Saam ZKJ Oostakker.
“Opdat medewerkers zich zouden kunnen concentreren op hun kerntaken en aandacht en zorg zouden kunnen besteden aan hun bewoners investeert de vzw Zorg-Saam ZKJ sterk in zorg ondersteunende projecten en middelen. Informatisering in de zorg is hiervan een belangrijk voorbeeld. Ondanks het feit dat de vzw Zorg-Saam ZKJ reeds enkele jaren klant was bij CMS werd een tweetal jaar terug toch een marktonderzoek gedaan om na te gaan welke partner ons het best kon ondersteunen op vlak van ICT. Er werd opnieuw voor CMS gekozen. De belangrijkste reden was de mogelijkheid om het zorgdossier zelf op te bouwen op onze maat, in functie van onze kerntaak “warme zorg aan de residenten”. Daarmee bedoelen we dat we bestaande zorgfiches en evaluatiemethodes konden vertalen in het systeem en dat het programma een aanwinst werd in plaats van een nieuwe start. Een ander belangrijk gegeven was de ‘totaaloplossing’: administratie, facturatie, medicatie en zorgdossier voor alle disciplines. Tezelfdertijd waren we ook kritisch en vonden we dat er op vlak van usability een achterstand was ten opzichte van de concurrenten. Momenteel zet het bedrijf sterk in op deze factor, we worden hierbij betrokken en geven advies.”

Parameters

“Het feit dat het applicatieframework in de nieuwe versie uit een .net structuur bestaat was een belangrijke parameter, hierdoor kan het programma naadloos met andere applicaties communiceren. Deze .net structuur maakt het systeem ook klaar voor de toekomst wanneer we meer en meer rechtstreeks vanuit het systeem gaan communiceren (residenteninfo) met partners in de zorg en/of overheden.” Een andere parameter was de betrouwbaarheid van CMS als partner, nu en in de toekomst. “De residentiële ouderenzorg beschikt niet over dezelfde budgetten als ziekenhuizen om hun ICT-structuur uit te bouwen. Vandaar dat wij een partner zochten binnen een gezonde onderneming waarop we lange tijd kunnen rekenen en die blijft investeren in hun ICT-toepassingen die ze aanbieden. Zoals eerder aangegeven vonden wij de parameter ‘mogelijkheid om het systeem op te bouwen op maat van de voorziening’ belangrijk. Er wordt een standaarddatabase meegeleverd waarmee je kan starten maar het wordt nog interessanter wanneer je zelf aan de slag gaat om je zorgfiches inhoud te geven. Daarnaast speelden uiteraard de onderhandelde samenwerkingsovereenkomst – onder andere de kadervoorwaarden en de beschikbaarheid van de helpdesk – een belangrijke rol.”

Meerwaarde

“Een belangrijke meerwaarde is de beschikbaarheid van het systeem 24/24 en 7d/7d. Er is steeds toegang tot het dossier en je kunt je snel en gericht laten informeren over de residenten. Er is de mogelijkheid om met verschillende medewerkers tezelfdertijd in het systeem te werken en dat op verschillende locaties. Daarnaast is er de ruimte om elke medewerker, gecorreleerd aan zijn functie, aangepaste rechten te geven, zowel qua toegang tot bepaalde dossiers als tot de mogelijkheid om iets uit te voeren. Voorts is er de mogelijkheid om de gegevens gestructureerd in te brengen waardoor je later specifieke overzichten kunt genereren. Vroeger werd alles weggeschreven in het dag/nachtboek waardoor je tijd nodig had om bepaalde gegevens te verzamelen. Bovendien is er de opportuniteit tot ‘re-use of data’: bepaalde gegevens moeten slechts eenmaal ingegeven worden en zijn op verschillende plaatsen zichtbaar. De handige agenda-tool is eveneens een meerwaarde waardoor onder andere de paramedische disciplines minder administratie moeten bijhouden, vanuit hun agenda kunnen ze observaties wegschrijven in het zorgdossier. Binnenkort is het bovendien mogelijk om vanuit het elektronisch dossier onze gegevens te verzamelen met betrekking tot de kwaliteitsindicatoren.”

Vereenvoudiging processen

“Enkel wanneer informaticasystemen op een optimale manier worden geïmplementeerd bieden ze ook een voelbare meerwaarde en tijdswinst op de werkvloer. Goede informatisering moet eenvoudig zijn en tot gevolg hebben dat dubbele ingave, het papieren dossier, volledig wordt weggewerkt. Informatisering dient ook integraal te zijn. Zo moeten metingen op het terrein van kwaliteit maximaal rechtstreeks komen uit de software. Hieraan gekoppeld wordt ook werk gemaakt van een maximale vereenvoudiging van het dossier, dit alles teneinde de administratieve overlast op de afdeling zo beperkt mogelijk te houden, dit teneinde het personeel maximaal te kunnen inzetten voor de kerntaak, de directe bewonerszorg. “
“De toepassing op zich leidt er niet toe dat je minder werk hebt maar je kan de processen wel vereenvoudigen. Hierin ligt dan ook de grootste uitdaging, het programma zo te integreren dat het alle oude informatiestromen vervangt. Een papierarme verpleegpost is mogelijk, belangrijk hierbij is dat de directie dit mee bewaakt en na bepaalde tijd effectief oude rapportage- en registratiesystemen naar het archief verband. Voorts is het belangrijk om naar de totale context binnen de voorziening te kijken en vanuit deze realiteit haalbare objectieven te formuleren om deze dan ten gepaste tijde uit te breiden. Binnen de vzw Zorg-Saam ZKJ proberen wij de implementaties zo af te stemmen dat we inspelen op noden die leven op de werkvloer, waardoor we op korte termijn winst kunnen genereren. Een derde bepalende factor voor een betere zorg zijn de middelen waarover je beschikt: wanneer de middelen het toestaan kan je overgaan tot mobiele zorgregistratie en zal het werk efficiënter en nauwkeuriger verlopen. Een vierde factor is de mogelijkheid om opleidingen te voorzien voor de medewerkers zodat ze met applicaties kunnen werken. De ervaring leert dat de interesse voor ITC van de hoofdverpleegkundige een bepalende succesfactor is. Kwestie van een believer te hebben die inspireert en coacht,” besluit Filip Vandaele.

Tags:

Je houdt waarschijnlijk ook van

Geef een reactie