Typ om te zoeken

ICT

Bij IT is één vraag belangrijk: “Hoe maak ik het zo gebruiksvriendelijk mogelijk voor de gebruiker?”

Delen

Stéphane Horta benadrukt het belang van het menselijke aspect in een steeds digitalere wereld


Als CEO van iGuana staat Stéphane Horta bij het begin van 2016 even stil bij waar het in de IT-business om hoort te draaien. “Ook al gebeurt alles tegenwoordig online en mobiel op een schermpje, we zitten nog altijd in een people business. De focus moet op de gebruiker liggen en niet op de software zelf.”

 

Download hier de AZ Delta Case – Het evenwicht tussen digitaal en papier

 
Het komt op veel werkvloeren voor dat een nieuw IT-systeem ingevoerd wordt waarbij de gebruiker over het hoofd gezien wordt. Vaak zorgt het nieuwe systeem voor een verzwaring van de taak in plaats van een verbetering. Dit zijn gevallen waarbij de gebruiker zich moet aanpassen aan de software. Een manier van werken die volgens Horta aan de essentie voorbijgaat: “Mensen willen geen software kopen, ze zijn op zoek naar oplossingen. Daarom moet je het proces analyseren en nagaan: wat wil de user precies? Hoe kan je een toegevoegde waarde bieden? Vanuit die aanpak bereik je veel meer. De software moet ten dienste staan van de gebruiker waardoor het werk gemakkelijker wordt.
 

Informatiseren moet, maar dan wel functioneel

Gezien de complexiteit van de organisatie, de administratie en de ICT-infrastructuur binnen een ziekenhuis, vinden veel ziekenhuizen het vaak moeilijk om de beste manier te vinden digitale technologie optimaal te gebruiken. Het doel van iGuana is hen helpen die optimale oplossing te vinden. Wij zijn gespecialiseerd in het digitaal beheren van informatie. Dit betekent echter niet dat ik een strijd voer tegen het papier en het zo snel mogelijk wil zien verdwijnen. Het komt erop aan een goed evenwicht te vinden tussen wat je op papier nog wil en wat je bij voorkeur digitaal houdt. Ziekenhuizen beheren tegenwoordig heel wat zaken digitaal en niet langer op papier, wat veel voordelen biedt, maar ik merk dat ze soms niet goed weten wat de volgende stap is. Een papieren document wordt ingescand en wat dan? Hoe bewaren we die pdf? Hoelang moeten we die houden? Allemaal zaken waar nog weleens mee geworsteld wordt. Dan heb ik het niet over de wettelijke verplichtingen, maar over het gebruiksgemak. Het nadeel is dat een papieren document maar op één plaats tegelijk kan zijn, terwijl digitale bestanden door verschillende mensen op verschillende plaatsen tegelijk geconsulteerd kunnen worden. Belangrijk is dan wel dat je je digitale archieven goed organiseert.”
 

Gebruik de input van je gebruikers

Papier volledig buitenspel zetten en helemaal digitaal gaan, is men daar wel klaar voor? En hoe ver mag de digitalisering dan wel reiken? “Er zijn enkele evenwichtsoefeningen die gemaakt moeten worden. Als je alles automatiseert, hoe maak je dan nog het verschil voor de klant? Welke service bied jij meer ten opzichte van een concullega die dezelfde systemen aanbiedt, maar misschien iets goedkoper? Dan wordt het een anoniem prijzenspel waarbij we de woorden ‘klantvriendelijkheid’ en ‘user friendly’ uit ons woordenboek mogen schrappen. Langetermijnrelaties worden een moeilijk verhaal zo. Je zou oneindig veel zaken kunnen informatiseren, maar dat mag geen doel op zich zijn. IT moet uitgewerkt worden in functie van de mensen.
 

Stéphane Horta

Stéphane Horta


Overal zie je digitale oplossingen verschijnen. Je vliegticket tonen aan iemand van de luchtvaartmaatschappij die je vervolgens een fijne reis wenst? Nee hoor, even je smartphone met code op scannen en het vliegtuig wacht je op. Voor sommigen een positieve vooruitgang waardoor alles sneller gaat, voor andere passagiers een onmenselijke, afstandelijke ervaring. “Door in dialoog te gaan met je gebruikers en te luisteren, kan je als IT-bedrijf perfect inschatten wat er leeft en wat er nodig is. Zo kan iGuana zich bijvoorbeeld tijdig aanpassen aan de behoefte van de klant door mee te denken met hem. In de zorg is dit zeker belangrijk, aangezien je een compromis moet vinden tussen wat de directie voor ogen heeft en hoe de artsen en verplegers, de eigenlijke gebruikers, het zien. Hun taak moet verlicht worden dankzij een werkbaar systeem waarmee ze snel en accuraat dossiers kunnen opvragen. Het medisch personeel wil niet bezig zijn met zaken zoals softwarepakketten, zij hebben wat dat betreft maar één bekommernis: hoe kan ik mij focussen op het verzorgen van de patiënt zonder veel tijd te verliezen met het opvragen van documenten en gegevens?
 

Digitale valkuilen omzeilen

Technologie mag de afstand tussen leveranciers en gebruikers niet te groot maken. Er moet een gezonde verhouding zijn tussen wat beide partijen het best vinden. Maar er zijn nog valkuilen waarvoor je als bedrijf of ziekenhuis moet uitkijken bij het digitaliseren. “Papier is niet het probleem en digitaal is niet de gouden oplossing voor alles. Het beschikbaar stellen van juiste en volledige informatie waarbij je als gebruiker snel vindt wat je zoekt, dat is het doel. Het probleem bij digitaal is echter dat mensen te snel denken ‘als ik het niet meteen vind, dan zal het niet bestaan’. En dat is een grote valkuil. Bij het opzoeken van een papieren document geef je als gebruiker veel minder snel op. Digitaal zie je 10 pagina’s opduiken na je zoekopdracht en denk je dat je alles gevonden hebt, maar wie weet zijn er 20 pagina’s en staat dat tweede deel op een andere plek? Het volume aan patiëntengegevens is dan ook enorm in een ziekenhuis. Digitaliseren en overzetten moet daarom precies gebeuren, want anders verschuif je je papieren chaos gewoon naar je computer.”
 
Dergelijke gevaren moet je vermijden. Een goed document management system garandeert je ten eerste volledigheid en ten tweede ook beschikbaarheid. Iemand die op zoek gaat, moet ook effectief alles kunnen vinden. De tools die je hiervoor gebruikt zijn een onderdeel, maar het succes staat of valt met de methodologie die erachter zit. “En dat is wat een IT-bedrijf niet uit het oog mag verliezen. De software moet ten dienste staan van de gebruiker, van zijn wensen, van de doelen. Het kan zijn dat er in dat proces fouten gemaakt worden die bijsturing vereisen, maar dit is de weg naar succes voor zowel leverancier als gebruiker. Als je als leverancier zegt ‘hier heb je mijn systeem, zo werkt het, succes ermee’, dan zullen er ongetwijfeld problemen en frustraties opduiken die een goede samenwerking onmogelijk maken.”
 


Hoe optimaliseer je als ziekenhuis je documentenbeheer?

> Ga in dialoog met je IT-partner
> Streef een gezond evenwicht na tussen digitaal en papier
> Zet de digitale mogelijkheden slim in
Ontdek de case van een Belgisch ziekenhuis dat het perfecte evenwicht vond tussen digitaal en papier.

Download hier de AZ Delta Case – Het evenwicht tussen digitaal en papier

 
 

Tags:

Je houdt waarschijnlijk ook van

Geef een reactie