Typ om te zoeken

Finance

Inkoop facility: van integrated naar inclusief facility management

Delen

“Inclusief facility management omvat het nakomen van een heel pallet aan afspraken door de integrator. Bovenop de eigenlijke schoonmaak-, onderhouds-, beveiligingsdiensten…, zorgt de leverancier ook voor alle omkadering. Soms gaat het om vanzelfsprekende verplichtingen – coördinatie, leverbetrouwbaarheid, interventiesnelheid, rapportering, overdracht aan het einde van het contract enz. – maar soms gaat het om “ontastbare” zaken die niet altijd even makkelijk vast te leggen zijn in een contract, bv. het adviseren van mogelijke pistes om problemen net buiten scope van het contract toch op te lossen. Het gaat erom dat voor elk probleem een volledige en structurele oplossing wordt aangeboden. Door uitbesteding verliest een organisatie niet alleen aan controle, maar ook aan expertise. Vandaar is het voor organisaties aangewezen om zelf nog voldoende expertise in eigen beheer te houden. Outsourcing wordt al te vaak sloganesk benaderd alsof het de enige, zaligmakende oplossing is wanneer organisaties zich willen focussen op hun kerntaken. Doordat klanten te vaak ontevreden blijven bij het uitbesteden, zien we steeds vaker dat organisaties terug voor insourcing kiezen.”

Hoe professionaliseren?

“Bij inkoopprocessen maken facility managers nog wel eens de fout om te veel het prijscriterium te hanteren, de kostendruk is immers erg hoog. Facility managers moeten de vraag durven stellen of ze niet beter sommige diensten(niveaus) afbouwen (bv. de schoonmaakfrequentie herbekijken). Ze kunnen op die manier veel mooiere besparingen realiseren. Nu vallen ze al te makkelijk terug op historisch gegroeide gewoontes. Sommige diensten veranderen nauwelijks hoewel de nood of meerwaarde niet altijd nog relevant of aantoonbaar is. Dat in vraag stellen, kan centen, veel centen opleveren!”

Gezamenlijke aankopen

“Gezamenlijke aankopen door verschillende organisaties hebben zowel voor- als nadelen. Gezamenlijke aankoop van bijvoorbeeld energie genereert vanzelfsprekend een prijsvoordeel. Het komt er vooral op aan om te zoeken naar synergie, wanneer er sprake is van variabele behoeften heeft gezamenlijke aankoop weinig zin. Tenslotte: één organisatie moet steeds de leiding van het aankoopproces op zich nemen.”

Inkoop is een dynamisch proces

“Nog al te vaak bevinden facility managers zich in een “reactieve modus”. Ze blussen brandjes en ondergaan veranderingen. Ze controleren vooral achteraf of een leverancier wel goed gewerkt heeft, maar spreken te weinig vooraf met hun interne klanten wat ze precies zullen nodig hebben. Facility moet proactief te werk gaan bij het detecteren van nieuwe, aangepaste producten en diensten die een meerwaarde bieden voor de organisatie. Het is dan vervolgens aan de externe partners en inkoop om deze nieuwe producten/diensten aan te bieden aan de beste
marktvoorwaarden.”

Interne verwachtingen temperen

“Regelmatige bevragingen en tevredenheidenquêtes van interne klanten door de facility afdeling zijn gewenst en nuttig. Anderzijds mogen de uitkomsten van dergelijke bevragingen niet uitsluitend wegen op het inkoopbeleid. Vaak liggen de verwachtingen van de interne klanten te hoog en zijn ze niet in overeenstemming met de budgettaire mogelijkheden van een organisatie,” besluit Patrick Waûters.

Tags:

Je houdt waarschijnlijk ook van

Geef een reactie