Typ om te zoeken

Ziekenhuizen

Jan Yperman Ziekenhuis staat voor tweede JCI-accreditering

Delen

“Een accreditering maakt veel projecten mogelijk”

Repercussie van accreditering op de (werking van de) technische dienst

Het Jan Yperman Ziekenhuis verwierf in 2014 een eerste accreditering. Dit jaar volgt een tweede beoordeling. Voor de technische dienst betekent het een hele verandering. Rik Persyn geeft ons graag uitgebreid tekst en uitleg.
 
De Technische Dienst van het Jan Yperman Ziekenhuis (JYZ) voerde vorig jaar 13.000 herstellingen uit, de dienst biotechniek nam er 6000 voor zijn rekening. Het volledige team bestaat uit 17 fte’s en wordt geleid door diensthoofd Rik Persyn, die ruim 25 jaar ervaring heeft in de ziekenhuiswereld. Het Jan Yperman ziekenhuis haalde in 2014 de accreditatie van de Joint Commission International (JCI). De commissieleden streken een week lang neer in het ziekenhuis en gingen tal van criteria na. Ze namen ook de technische dienst onder de loep.
 
“Ik vreesde dat het een enorm kluwen met veel rompslomp zou worden. Maar gaandeweg merkten we dat er heel wat positieve aspecten waren.”
 
Rik Persyn: “Aanvankelijk hield ik mijn hart vast. Ik kom immers uit de praktijk en dat ligt me heel goed. Het papierwerk en de vele procedures schrikten me af. Naar aanleiding van de accreditering kwamen er beleidsplannen en risicoanalyses. Omdat we een veeleer klein team zijn met beperkte administratieve ondersteuning, vreesde ik dat het een enorm kluwen met veel rompslomp zou worden. Maar gaandeweg merkten we dat er heel wat positieve aspecten waren. De voorbereiding van de accreditering vergde veel tijd van ons, maar we kregen ondersteuning, ook financieel. De criteria voor de accreditering waren zwaar, toch was het een goede keuze om er voor te gaan.”
 
 

Digitaal paspoort

Voor de technische dienst waren er enkele meevallers. Het ziekenhuis was net naar een nieuwbouw verhuisd, de infrastructuur was up-to-date. Heel wat voorwaarden voor de accreditering was in orde. Zo was er overal branddetectie en waren er branddeuren. Alles was grondig gekeurd, dus op dat vlak zat het goed. Nog een pluspunt was dat het JYZ voor een nieuw beheerprogramma had gekozen, namelijk Ultimo. “Niet goedkoop, wel heel goed. Het laat toe heel wat processen via één database op te volgen. Via Ultimo doen we het beheer van medische toestellen, van procedures, van preventieve taken…”
 
Ziekenhuis Ieper
 
De technische dienst heeft nu een heel duidelijk overzicht van de zowat 4000 apparaten. Die kregen allemaal een unieke code. Alle gegevens zijn digitaal geregistreerd. “Zo kunnen we heel snel zien op welke dienst een toestel zich bevindt, wanneer het aangekocht is, wanneer een onderhoudsbeurt nodig is, wie de laatste herstelling uitvoerde, enzovoort. Ook de handleiding zit er bij. Bij medische toestellen vermelden we wanneer het gekeurd of onderhouden is en tot wanneer. Zo heeft de gebruiker onmiddellijk informatie over de status van het toestel.”
 
 
 “Je ziet het hele ziekenhuis door externe ogen en dat is boeiend.”
 
 
Rik Persyn legt uit dat het daarvoor weleens gebeurde dat een arts een toestel aankocht en zijn dienst daar niet van op de hoogte was. Bij een defect werden technici opgeroepen, maar dan moesten ze soms op zoek gaan naar de handleiding of uitzoeken wie de leverancier was. Kortom, het zorgde voor extra werk.
 
“Artsen aanvaardden vroeger soms niet dat we hun toestel preventief nakeken, nu is er een convenant ondertekend. Die bepaalt dat ook de toestellen die persoonlijk bezit van de artsen zijn, geregeld een nazicht moeten krijgen. Het voordeel van preventief onderhoud is dat er minder defecten zijn. Een kostenbesparing is het niet omdat er meer werkuren zijn. Wel zorgt het voor een hogere veiligheid en meer tevredenheid bij patiënten en personeel.”
 
 

Optimale opvolging

Het ziekenhuis heeft ook toestellen die vaak circuleren. Via het RFID-systeem (tags van de firma Stanley) is een goede plaatsbepaling mogelijk, wat handig is als er een onderhoud nodig is.
 
JCI eist dat medicatie niet in ruimtes bewaard wordt waar het warmer is dan 25°. “Dat kan ook met temperatuurtags. We meten voortdurend de temperatuur en de vochtigheid. Dat doen we ook in het operatiekwartier en in de koelruimtes. De temperatuurtag zendt volgens een ingesteld interval gegevens door en geeft een alarmsignaal als er iets mis loopt. Zo kunnen we heel snel ingrijpen”, aldus Rik Persyn.
 
Het apparaatje heeft nog meer voordelen. Agressie tegenover het personeel komt soms voor en zorgt voor een onveiligheidsgevoel. “Vroeger kon men bij problemen een code indrukken op de telefoon. Dan kwam er een alarmsignaal, maar we wisten niet waar het personeelslid zich bevond. Dat zien we nu onmiddellijk via een drukknop op de RFID-tag. Het is ook handig voor patiënten die proberen weg te lopen. We merken snel wanneer ze een bepaalde zone verlaten.”
Jan Yperman Ziekenhuis
 
De betere opvolging zorgt voor meer veiligheid. Ook op andere terreinen wordt daarop ingezet. Ruim 300 deuren zijn beveiligd, je hebt een badge nodig om binnen te geraken. Zo is er meer controle op wie binnen en buiten gaat. En er is een verplichte registratie van externe leveranciers en werknemers, ze moeten zich aanmelden met hun paspoort.
 

Investering

Rik Persyn: “Het is heel moeilijk om na te gaan hoeveel de accreditering kostte. Een aantal projecten waren sowieso al in de begroting voorzien en werden soms iets sneller dan gepland uitgevoerd. Andere zaken vergden wel een extra investering. Elke dienst had wel een lijstje met aspecten die voor verbetering vatbaar waren en wilde die uiteraard gerealiseerd zien. Voor veel medewerkers betekende het extra werkuren. We probeerden echt alles op alles te zetten om de accreditatie te halen. Toen het lukte, was dat een hele opluchting.”
 
“Door de accreditering kwam er op onze dienst een andere denkwijze.”
 
Uit de accreditering vloeiden enkele opmerkingen voort. “Van een aantal zaken wisten we op voorhand dat het niet helemaal volgens de normen was, maar we hadden er goede argumenten voor. Toch werd niet alles aanvaard. In Wervik hebben we een kleine campus met 24 bedden, het is een revalidatiecentrum. Daar hebben we geen noodgenerator, wel noodverlichting. We hadden een risicoanalyse gemaakt en besloten dat de investering voor een noodgenerator niet nodig was. Gezien de kleinschaligheid is het mogelijk iedereen snel te evacueren. Bij een voorbereidend onderzoek van de commissie kregen we gelijk. Maar bij het definitieve bezoek oordeelde men dat er wel een noodgenerator moest zijn. We probeerden ons standpunt te verdedigen en te discussiëren, maar tevergeefs. Dat blijf ik wel wat jammer vinden”, aldus Rik Persyn.
 
 

Impact op dienst

“Door de accreditering kwam er op onze dienst een andere denkwijze. Vroeger waren de afspraken veel losser, we deden het gewoon. Nu overleggen we meer. Hoewel het soms omslachtig is, leidt het tot een hogere kwaliteit. Als er werken gepland zijn, zitten we samen met de onderhoudsdienst en de ziekenhuishygiënist. We bespreken of er stof zal zijn en hoe we dat kunnen aanpakken, we gaan na of er kritische patiënten of diensten in de buurt zijn. Er komt bij de voorbereiding veel meer kijken en dat zorgt soms voor wat vertraging. We leggen ook meer verantwoording af. Als een plafond enkele dagen open ligt, moeten we daar de reden voor aangeven. Anderzijds geeft dat ons ook de mogelijkheid om onze werkwijze uit te leggen. Vroeger gebeurde het weleens dat we een opdracht liefst zo goedkoop mogelijk en zo snel mogelijk moesten uitvoeren. Nu kunnen we aankaarten wat goede oplossingen zijn en hoeveel het zal kosten. We kunnen gestructureerd werken en dat is een pluspunt. Daarvoor verliep het soms informeel want iedereen kende iedereen. Als we een aannemer nodig hadden, namen we gewoon de telefoon.”
 
Maandelijks komt het veiligheidscomité samen. Alles wordt overlopen en er volgt een verslag. Alle opdrachten krijgen een einddatum. “Ik kan aangeven of het met mijn team haalbaar is dan wel of we externen moeten inschakelen. Fijn is ook dat medewerkers van andere afdelingen beter op de hoogte zijn van de technische dienst.”
 
 

Evolutie

De JCI-aanpak haalt ook in op de evolutie die het ziekenhuis doormaakt. “Het ziekenhuis is flink gegroeid. Er kwam meer papierwerk, maar ook zonder JCI zou dat het geval zijn. Toen ik 25 jaar geleden als technicus werkte, had ik amper administratief werk. Langzamerhand groeide de vraag om af en toe een verslag te maken voor de directie en dat evolueerde steeds verder. Ik ben soms verbaasd. Soms zit een zestal van mijn teamleden aan de pc te werken. Logisch, want zowat 95 procent van de herstellingen wordt elektronisch aangevraagd.”
 
ICT neemt een steeds grotere rol in. Heel wat toestellen werken via het netwerk. Het ziekenhuis heeft een ICT-afdeling, de technische dienst zorgt voor de infrastructuur. “Het moet perfect werken. We kunnen het immers niet maken dat pc’s uitvallen. Soms hebben we hen nodig, bijvoorbeeld wanneer een toestel niet op het netwerk geraakt. Samenwerken is zeker aangewezen.”
 
 

Boeiende week

Overal maakt verandering reacties los, soms ook weerstand. “Sommige collega’s vonden de accreditering maar niets. Anderen hadden schrik omdat het om een Engelstalige commissie ging, hoewel er ook een tolk was. De commissieleden konden iedereen aanspreken met een vraag. Die directe manier bezorgde soms ook paniek, ik raadde iedereen aan zo kalm mogelijk te blijven.”
 
Rik Persyn vond het een intense, maar aangename week. “Je ziet het hele ziekenhuis door externe ogen en dat is boeiend. Tussentijds is ook een interne audit mogelijk: commissieleden die onaangekondigd binnenvallen. “Mijn bureau ligt vaak vol papieren, dan zouden ze opmerken dat het wanordelijk oogt en dat ik er iets aan moet doen. Wat ik uiteraard zal proberen.”
 
 

Nieuwe accreditering

Eind dit jaar komt de commissie terug voor een nieuwe accreditering. De voorbereidingen zijn volop bezig. Zo wordt het aanbod van opleidingen nog uitgebreid. EduQare is een digitaal platform voor zelfstudie in eigen tempo. Je lost vragen op en krijgt dan een score. Alles komt aanbod, gaande van ziekenhuishygiëne en opnamebeleid tot Franse lessen (20 procent van de patiënten is Franstalig).
 
Brandoefeningen gebeuren geregeld en zullen zeker herhaald worden. Er loopt een proefproject om op de afdeling pediatrie alle kamers te beveiligen. Verpleegkundigen kunnen steeds met hun badge binnen. De ouders kiezen een persoonlijke toegangscode, ze beslissen zelf aan wie ze die doorgeven.
 
“Alles wat betreft koeling en verwarming besteden we uit aan een extern bedrijf. Vorige zomer hadden we koelingsproblemen waardoor bepaalde ruimtes niet aan de JCI-norm voldeden. Er komt steeds meer koelvraag, het huidige koelsysteem heeft iets te weinig capaciteit. De directie gaf groen licht om dit aan te pakken. De accreditering is dus gunstig om bepaalde zaken in gang te zetten”, aldus Rik Persyn.
 
 
 
Profiel Technische Dienst
Het Jan Yperman Ziekenhuis is een fusie (1998) van drie ziekenhuizen in de regio Ieper. In 2014 was het hele traject van verbouwingen, nieuwbouw en fusie achter de rug. Rik Persyn: “Onze technische dienst is veeleer beperkt. We werken met 17 medewerkers, onder wie vier biotechnici, vier technici die instaan voor elektriciteit en sanitair en twee timmermannen. Ook de groendienst, het luik afvalbeheer, extern transport en een stukje milieu vallen onder de technische dienst. We doen voorts ook de coördinatie van bouwen en verbouwen. De werken zelf besteden we uit. Geregeld werken we samen met de preventie-adviseur. Zelf ben ik diensthoofd en bouwcoördinator. Enkele opdrachten zijn gedelegeerd. Collega Pieter Vromman volgt vooral de externe onderhoudscontracten op, Geert Alleman zorgt voor de werkverdeling, Norman Cleenewerck is verantwoordelijk voor de biotechnische dienst en dan is er nog Greet Leupe die het secretariaatswerk op zich neemt.”
 

Tags:

Je houdt waarschijnlijk ook van

Geef een reactie