Typ om te zoeken

HR In the spotlight

Lean verandert de rol van leiders

Delen

Kjeld AijDirecteur – Chirurgische Divisies, Amsterdam UMC

Lean biedt een meerwaarde voor de zorgsector. Hierover vond op 20 februari 2020 een congres plaats, georganiseerd door Zorgondersteuning vzw. Een van de sprekers was Kjeld Aij. AZ Delta kreeg het meeste stemmen van het publiek voor hun leanproject in de schoonmaak.

Lean is een denkwijze waarbij je waarde creëert voor je klant en verspilling elimineert. Het startte in Toyota, dus in een industriële context, maar ook in de zorgsector is er veel interesse en lopen er tal van projecten. Er zijn de Japanse termen ‘muda’, dit zijn onnodige bewegingen, ‘mura’ is verspilling omdat processen te weinig gestandaardiseerd zijn en ‘muri’ verwijst naar overbelasting van medewerkers en materialen. Lean werkt met verschillende tools om processen in kaart te brengen en te optimaliseren, maar het is vooral een benadering om op een andere manier te werken. 

Verschillen aanpakken 

AZ Delta nam de organisatie van de schoonmaak onder de loep, dit vanuit de lean filosofieDe concrete aanleiding was de fusie van campus Rembert in Torhout met AZ Delta in Roeselare. Er bleken enkele belangrijke verschillen te zijn tussen beide organisaties, bijvoorbeeld in methodieken en schoonmaakfrequentieDe bedoeling van het lean project was om de schoonmaakprocessen te verbeteren en te standaardiseren, en om die daarna te implementeren in de nieuwbouw te Rumbeke. 

Metingen 

Met specifieke observaties en berekeningen werd alles in kaart gebracht. Zo werd een spaghettidiagram gemaakt, een soort grondplan waarop alle loopbewegingen werden uitgetekend. Er was immers gebleken dat het schoonmaken van een patiëntenkamer niet altijd efficiënt en uniform verloopt. We konden zo de meest efficiënte routing in de patiëntenkamers bepalenStaat de schoonmaakkar wel op een goede plaats? Bio-reiniging vergt meer tijd dan machinale alternatieven zoals de i-Mop. Enzovoort. We becijferden het aantal uren dat we konden uitsparen door slimmer te werken. Deze tijdswinst was goed voor bijna 750.000 euro per jaar. De medewerkers kregen een opleiding om de nieuwe aanpak onder de knie te krijgen. Let wel, het project heeft niet de bedoeling hen onder druk zetten om sneller te werken. Het is ook geen besparingsoperatie”, zeggen Suzy Gruyaert (manager facilitaire dienst) en Eline Devos (projectmedewerker expertiseteam). Ze kregen een training van Hans Crampe, al jarenlang lean expert en sinds vorig jaar adjunct algemeen directeur in AZ Delta. Ook andere ziekenhuismedewerkers krijgen nu een opleiding zodat lean in heel het ziekenhuis kan worden doorgetrokken.  

Transitie 

Kjeld Aij is Directeur Chirurgische Divisies Amsterdam UMC en promoveerde met een onderzoek over de rol van leiderschapsgedrag bij het duurzaam toepassen van de lean principes in ziekenhuizen. “De zorgsector maakt momenteel een transitie door. Het is niet gemakkelijk om personeelsleden te vinden. Ook wordt er gedrukt op de kosten. We moeten flexibel zijn en snel kunnen schakelen. Het vergt een doordachte aanpak om toch dezelfde mate van kwaliteitsvolle zorg te blijven bieden en misschien zelfs nog meer te doen. Lean als managementfilosofie helpt je om grondig naar je interne organisatie te kijken. Vaak zien we dat er processen zijn die pakweg vijftien jaar geleden wel zinvol waren, maar niet meer aangepast zijn aan de huidige situatie.  

Horizontale bewegingen 

Kjeld Aij ziet een positieve evolutie, maar blijft voorzichtig. “Net omdat zorgorganisaties onder druk staan, zijn ze aangewezen op elkaar. De kentering gaat echter traag. Er zijn meer horizontale bewegingen in een organisatie, maar de structuren zijn vaak nog op een oude verticale leest geschoeid. Het mag dus wel wat sneller gaan. Er is trouwens geen andere optie dan te evolueren. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat je op termijn niet meer meespeelt.” Lean kan daarbij helpen, maar het is geen doel op zich. Je moet het heel goed voorbereiden zodat het een duurzame verandering wordt. Het leidt tot een nieuwe bedrijfscultuur. “Organisaties die dat niet willen of niet inzien, geef ik het advies om niet met lean te beginnen want dan loopt het vroeg of laat toch stuk en krijg je frustraties bij medewerkers.”  

Op de werkvloer 

Om lean succesvol toe te passen, heb je leiders nodig die de verbinding kunnen maken met de werkvloer. “Daar wordt waarde gecreëerd voor de patiënt. Als je problemen echt wil begrijpen, moet je ter plaatse poolshoogte nemen en niet achter je bureau blijven. Een leider mag er niet van uitgaan dat hij het allemaal wel weet. Een bescheiden, respectvolle houding is cruciaal. Dat betekent dat je als leider bereid bent om te leren en om jezelf in vraag te stellen. Pas dan kan je een team aansturen en enthousiasmeren. Lean vergt een andere manier van werken en daardoor ook andere kwaliteiten. Soms moet je over je eigen ego heen stappen om een samenwerking te kunnen realiseren.” Kjeld Aij voegt eraan toe dat het ook voor hem een leerproces was. “Veranderen heeft impact op jezelf. Soms moet je toegeven dat je het zelf ook niet weet en je kwetsbaar opstellen. Het heeft dus een kostprijs.” 

Problemen oplossen 

Kjeld Aij ontdekte lean toen hij werkte als directeur van de operatiekamers en op problemen stuitte die hij moest oplossen. “De directie had beslist om met lean te werken om de processen te verbeteren, ook al was de uitkomst toen nog niet helemaal zekerIk kwam in contact met lean coaches die me konden helpen bij de zoektocht naar wat er fout ging en hoe het anders kon. Ik zag in dat lean niet alleen om tools gaat, maar een nieuwe manier is om naar de realiteit te kijken. Lean denken en werken heeft een wetenschappelijke basis en die kan je in de praktijk brengen. Het leverde mooie resultaten op en ik ging me er verder in verdiepen.” Het leidde tot verschillende publicaties en lezingen.  

Support bieden 

Ik ben er echt wel door gebeten. Elke ochtend is er een startmoment: ongeveer een kwartier staan we op de afdeling bij een verbeterbord. We zien onmiddellijk welke problemen er zijn, hoe we daaraan werken en wie wat doet. Mijn rol is om support te bieden. Het vervangt de ouderwetse vergaderingen waar medewerkers soms onvoorbereid naar toe kwamen of het als een mopperuurtje zagen.”  

 “Verandering stuit soms op weerstand. In onze divisie zijn er 1400 medewerkers, niet iedereen is even enthousiast. Ik probeer in te gaan op de zorginhoud van de medewerkers. Als je vertrekt van hun vakgebied en polst wat ze ervaren en hoe ze daarmee omgaan, dan sluit je aan op hun realiteit. Je geeft hen de kans om mee na te denken. Als ze dan zien dat het succesvol is, gaan ze er positiever tegenover staan. Dat werkt motiverend en is beter dan wanneer je van bovenaf oplegt dat iedereen maar moet meewerken. 


De volgende editie van Lean in de zorg, georganiseerd door Zorgondersteuning vzw, gaat door op 25 februari 2021.

Geef een reactie