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L'hôpital H.-Hart de Roulers-Menin passe à la vitesse supérieure grâce à SpeechExec Enterprise

Delen

L’hôpital H.-Hart est un groupement d’hôpitaux répartis sur trois campus. Deux d’entre eux se trouvent à Roulers et le dernier à Menin. Cet hôpital suprarégional dispose actuellement de 883 lits d’hôpital et de 58 lits de maison de repos et de soins. Il emploie quelque 160 médecins et 2.350 collaborateurs. Pour des raisons de rentabilité, l’hôpital est passé à la dictée numérique il y a dix ans. A l’époque, le changement s’est déroulé prudemment et de façon déstructurée, par département. Les appareils analogiques étaient utilisés en permanence comme ‘back-up’. Récemment, sur insistance du service IT, l’hôpital a remplacé le logiciel SpeechExec Pro par le logiciel SpeechExec Enterprise, de Speech Processing Solutions.
 

Une gestion centrale, principal moteur du passage à SpeechExec Enterprise

En septembre 2012, le service IT de l’hôpital a contacté la société Sercu pour réaliser cette reconversion de logiciel. Depuis toujours, cette société est un fournisseur attitré d’équipements de bureau, de copieurs et d’appareils multifonctionnels, mais aussi de solutions de dictée de Speech Processing Solutions.
 

Koen Sercu

Koen Sercu


 
Koen Sercu, administrateur de Sercu: “Lorsque l’hôpital a démarré la prise de dictée numérique, nous avons installé SpeechExec Pro. La prise de dictée numérique devenant de plus en plus courante au sein du personnel de l’hôpital mais restant gérée localement par section, le service IT de l’hôpital n’était plus capable de couvrir la charge de travail qui était diffusée. Après un ‘proof of concept’, l’hôpital a choisi de transformer les 73 licences de la version Pro en 73 licences SpeechExec Enterprise, dont la gestion et la configuration pouvaient aisément être centralisées. ”
 
Un rôle de pionnier Le docteur Jan Demol, oncologue à l’hôpital H.-Hart, a joué un rôle de pionnier dans ce processus : “Je travaillais depuis longtemps, avant mes autres collègues, avec la technologie de dictée numérique et la reconnaissance vocale de Dragon. La rapidité et l’efficacité avec laquelle cela me permettait d’établir les protocoles a suscité de l’intérêt dans l’établissement. C’est ce qui nous a poussés, à l’époque, à démarrer avec SpeechExec Pro, en combinaison avec la reconnaissance vocale de Dragon.”
 
Steven Caerels

Steven Caerels


 
Steven Caerels, gestionnaire du système au sein de l’hôpital : “Les médecins ont été de plus en plus nombreux à utiliser ce logiciel. La gestion du logiciel SpeechExec Pro se déroulait toutefois localement, sur chaque pc individuel. Nous avons donc sollicité notre service IT pour qu’il cherche une alternative.” Après une phase de test, le management a choisi SpeechExec Enterprise, de Speech Processing Solutions, qui est parfaitement intégré au système de reconnaissance vocale Dragon NaturallySpeaking. Etant donné que l’hôpital disposait déjà de Dragon NaturallySpeaking, seule une mise à jour était nécessaire. L’hôpital a en outre pu récupérer tout le matériel de dictée. “Nous avons pu conserver les appareils de dictée SpeechMikes et Digital Pocket Memo’s, ainsi que les sets de transcription dont nous disposions. Cela nous a permis d’éviter des coûts supplémentaires”, explique Steven Caerels. Les 73 licences de SpeechExec Pro ont été troquées contre 73 licences SpeechExec Enterprise fin novembre 2012. Un traitement plus rapide des dictées et une liberté de choix Le système SpeechExec Enterprise a été introduit à l’hôpital H.-Hart dans un environnement Citrix. A terme, cela permettra aux médecins de faire des prises de dictées depuis leur domicile et de travailler ‘live’ via la reconnaissance vocale.
 
Un autre avantage réside dans le fait que lorsque le système de reconnaissance vocale Dragon est familiarisé avec les termes médicaux, les médecins peuvent établir plus rapidement des protocoles. “Auparavant, la transcription d’un protocole pouvait durer jusqu’à cinq jours. Maintenant, nous disposons déjà du protocole après 24 heures”, explique le docteur Demol. Grâce au système, les médecins disposent aussi d’une liberté de choix maximale: ils peuvent choisir de faire rédiger leurs dictées par une secrétaire ou via le système de reconnaissance vocale. Le ‘routing’ sélectif automatique leur permet même de faire le choix directement à partir de l’appareil de dictée numérique portable, le Pocket Memo. Enfin, le système est également très facile à utiliser : un médecin peut apporter des modifications n’importe où dans la dictée ou y ajouter du texte. Pour le secrétariat médical, le principal avantage réside dans la vitesse à laquelle les dictées des médecins peuvent être traitées. Les collaborateurs du secrétariat disposent aussi d’une foule de possibilités de choix: durant la lecture de l’enregistrement original, ils peuvent notamment marquer des mots du texte, produits via la reconnaissance vocale. Cela facilite le contrôle et la correction éventuelle. Ils peuvent aussi choisir de traiter les dictées via la reconnaissance vocale ou via la transcription habituelle.
 
Au bout du compte, certaines dictées ne sont en effet pas adaptées à un traitement à l’aide de la reconnaissance vocale. C’est le cas par exemple d’une demande d’un médecin visant à soumettre pour avis au docteur X le rapport d’un examen du patient Y”.
 

Gérer simplement les droits d’auteur

Grâce à ce logiciel, les gestionnaires IT de l’hôpital peuvent organiser aisément des groupes d’utilisateurs et gérer tout aussi aisément les droits d’auteur. Ils peuvent par exemple attribuer les droits de la gestion des groupes aux chefs de départements, ce qui répartit la charge de travail.
 
En outre, le module statistique de SpeechExec Enterprise génère toutes les données liées au flux de dictées et de transcriptions, comme le transfert de sujets, les temps de traitement et les types de ‘workflow’ utilisés. Il s’agit d’une importante aide à la décision dans l’optique d’une optimalisation et d’une amélioration continue des workflows, indépendamment des profils individuels des utilisateurs et de leurs préférences. Et l’avenir ? A l’heure actuelle, le système SpeechExec Enterprise et la reconnaissance vocale sont encore utilisés de manière très morcelée à l’hôpital H.-Hart Roulers-Menin, dans dix départements différents. Steven Caerels: “L’hôpital passera bientôt au logiciel informatique Windows 7. Ce sera le moment idéal pour que tous les départements passent simultanément à SpeechExec Enterprise.” Le but est aussi que les médecins puissent, à court terme, utiliser la solution de dictée numérique SpeechExec Enterprise via leur iPhone ou Blackberry à la maison ou lorsqu’ils sont en route.
 

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