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L'ICT dans le secteur des soins aux personnes âgées

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WZC Annuntiaten Heverlee : le dossier de soins et la gestion des soins résidentiels contribuent à une amélioration des soins

« La ‘maison rouge’ est déjà opérationnelle, la ‘maison verte’ est encore dans sa phase de lancement. La gestion des soins résidentiels permet de regrouper différentes données dans un seul et même dossier. Lorsque vous encodez un élément à un seul endroit, plusieurs ‘actions’ peuvent en découler : lorsque vous encodez les frais de pharmacie, ceux-ci apparaissent ‘automatiquement’ sur la facture du résident. Les progrès majeurs sont enregistrés au niveau des envois électroniques. Malheureusement, nous devons encore envoyer parallèlement les versions papier, mais j’espère qu’un changement interviendra à l’avenir. À l’aide de ces programmes, vous pouvez rechercher des historiques (qui a été admis et quand), rédiger des rapports, disposer de toutes les données (échelles de Katz, aspects de soins, décès, …) en même temps, etc. »

Contribution à l’amélioration des soins

« Les deux systèmes contribuent chacun à leur manière à une amélioration des soins. Dans la ‘maison rouge’, la facture peut par exemple être établie de manière professionnelle pour le résident : les gens comprennent de cette manière ce qui est facturé. Il s’agit d’un exemple d’amélioration des soins parce que les gens peuvent être informés correctement à tout moment. Une liste d’attente peut en outre être créée au sein de ce système : vous pouvez mettre des gens sur une liste d’attente ‘active’ ou ‘passive’, compléter les données requises et créer des listes selon des critères souhaités, comme par exemple sur base de l’entretien d’admission, par ordre alphabétique, etc. Ce système permet également d’informer les ‘personnes en attente’ de la progression dans la liste d’attente. »

Gestion des médicaments

« Dans la ‘maison verte’, le personnel soignant peut voir clairement quels soins un résident a déjà reçus et quels soins doivent encore être administrés. Les aspects importants peuvent être mis en évidence dans le système afin d’attirer immédiatement l’attention des collaborateurs sur un élément essentiel. De cette manière, de meilleurs soins peuvent être dispensés aux résidents. Une partie importante de la ‘maison verte’ est la gestion des médicaments : un avantage majeur est que le logiciel peut être configuré de manière à afficher à quel moment vous devez demander une prescription au médecin. Les prescriptions peuvent être imprimées, afin que le médecin n’ait plus qu’à les signer. Ainsi, le médecin gagne du temps et les médicaments peuvent être commandés à temps pour le résident.

Une expérience positive avec le helpdesk

« Mon expérience avec les collaborateurs du helpdesk chez Care Solutions est très positive. Lors de la transition vers Care Solutions, j’ai dû réencoder les résidents avec un historique vierge, etc. Ce fut pour moi un processus très laborieux, mais j’ai chaque fois obtenu une aide rapide et professionnelle. Ainsi, vous n’oubliez rien, » conclut Ilse Van Wijnendaele.
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Woonzorgnet Dijleland opte pour un serveur central unique

« Étant donné que nous sommes passés, en l’espace de quelques années, de 4 maisons de repos et de soins individuelles, avec chacune son fonctionnement interne, à un partenariat, la configuration avec utilisation de serveurs locaux ne peut plus être maintenue. Chaque maison de repos et de soins conserve son individualité, mais nous utilisons tous les mêmes applications logicielles, » commence Yannic Brandt, directeur économique et financier de Woonzorgnet Dijleland.
« Une communication permanente est également nécessaire entre les établissements et des fichiers doivent être partagés avec les collaborateurs à différents endroits. Parallèlement, nous nous efforçons de générer des économies d’échelle à partir de ce partenariat. En réalisant des économies dans le secteur IT, davantage de moyens peuvent être consacrés aux soins pour les résidents. »

Une politique IT simple et transparente

« Au départ de chaque maison de repos et de soins, chaque collaborateur devra bénéficier d’un accès immédiat aux fichiers et applications logicielles disponibles sur le serveur central. La réduction à un serveur unique entraînera une arborescence claire de dossiers IT, dans laquelle chaque fichier ne doit plus être enregistré qu’une seule fois. La capacité totale de mémoire requise devrait diminuer considérablement. Viennent s’ajouter également une gestion centrale des copies de sauvegarde et une gestion centrale des licences, logiciels antivirus et antispam, connexions VPN, etc. Notre projet est de remplacer dans la mesure du possible les ordinateurs fixes par des clients légers pouvant être gérés facilement à distance et qui sont nettement moins chers. Nous visons à mettre en place une politique IT plus simple et transparente, caractérisée par une structure qui, d’une part, nous coûte moins par poste de travail mais qui, d’autre part, nous apporte une protection absolue contre les facteurs externes susceptibles d’affaiblir le noyau administratif de notre partenariat. »

Sous-traiter en grande partie la gestion IT

« Comme nos collaborateurs internes s’occupent avant tout de dispenser des soins de qualité, nous avons décidé de sous-traiter une grande partie de la gestion de notre département IT. Il s’agit d’un domaine complexe et qui évolue rapidement, pour lequel il n’est pas évident de disposer du savoir-faire nécessaire. Nous optons donc délibérément pour un centre de données externe dont la gestion globale est confiée à notre partenaire externe Myrtus. Toutefois, quelques collaborateurs internes sont nos interlocuteurs pour les contacts avec le personnel et la communication de nouveaux problèmes IT. »

Plan par étapes

« Myrtus et Woonzorgnet Dijleland ont tous deux entrepris une série d’étapes préparatoires. La première tâche consistait à bénéficier d’une vue globale des accès au nouveau serveur : quels comptes doivent être créés, par collaborateur ou par groupe de collaborateurs (département, résidence, …) Myrtus travaille en ce moment à la concrétisation de cette proposition, mais ‘en coulisses’. Nous en sommes encore à la phase de réflexion en ce qui concerne la nouvelle arborescence des dossiers. Nous visons une configuration uniforme pour l’ensemble de nos maisons de repos et de soins, avec des lignes d’accès horizontales entre les établissements. Une autre étape consiste à répertorier les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables dont nous disposons actuellement et à dresser la liste du matériel à remplacer à court et à plus long terme. En marge du coût d’investissement majeur de la nouvelle plate-forme de serveur, nous devons déterminer s’il est justifié d’un point de vue économique de réaliser maintenant des investissements annexes mineurs ou de les reporter à plus tard, » conclut Yannic Brandt.
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ASBL Zorg-Saam ZKJ : dossier de soins adapté à la mission principale

« L’ASBL Zorg-saam ZKJ a vu le jour en 2001 et est issue de la congrégation Zusters Kindsheid Jesu qui regroupait à l’époque 10 maisons de repos et de soins. Entretemps, l’organisation s’est développée et est devenue une association de 12 maisons de repos et de soins réparties dans toute la Flandre orientale, occupant 1.700 collaborateurs chargés de 2.200 personnes âgées, » commence Filip Vandaele, infirmier référent informatique auprès de Zorg-Saam ZKJ Oostakker.
« Afin de permettre aux collaborateurs de se concentrer sur leurs tâches principales et de consacrer l’attention et les soins nécessaires à leurs résidents, l’ASBL Zorg-Saam ZKJ réalise des investissements massifs dans des ressources et des projets de soutien aux soins. L’informatisation dans le secteur des soins de santé en est un exemple éloquent. Bien que l’ASBL Zorg-Saam ZKJ fût déjà cliente de CMS depuis quelques années, une étude de marché fut réalisée il y a environ deux ans afin de déterminer quel partenaire nous conviendrait le mieux en matière d’ICT. Le choix se porta à nouveau sur CMS. La raison principale était la possibilité de constituer nous-mêmes le dossier de soins, en l’adaptant à notre mission principale « des soins chaleureux pour les résidents ». Cela signifiait que nous pouvions transposer les méthodes d’évaluation et les fiches de soins existantes dans le système et que le programme devenait un atout plutôt qu’un nouveau départ. Une autre donnée importante était la ‘solution globale’ : administration, facturation, médication et dossier de soins pour l’ensemble des disciplines. Nous avions en même temps l’esprit critique et estimions accuser un retard en termes d’utilisabilité par rapport à la concurrence. En ce moment, l’entreprise met beaucoup l’accent sur cet aspect ; nous nous impliquons et donnons des conseils. »

Paramètres

« Le fait que le framework d’application se compose d’une structure .net dans la nouvelle version était un paramètre majeur : il permet une communication transparente entre le programme et d’autres applications. Cette structure .net prépare également le système pour l’avenir lorsque nous communiquerons avec nos partenaires du secteur des soins de santé et/ou les pouvoirs publics, directement à partir du système (information des résidents). » Un autre paramètre était la fiabilité de CMS comme partenaire, aujourd’hui et dans le futur. « Le secteur des soins résidentiels aux personnes âgées ne dispose pas des mêmes budgets que les hôpitaux pour développer la structure ICT. C’est pour cette raison que nous cherchions un partenaire au sein d’une entreprise saine sur laquelle nous pourrions compter longtemps et qui continuerait à investir dans les applications ICT composant son offre. Comme indiqué précédemment, nous accordions de l’importance au paramètre ‘possibilité de développer le système en fonction de l’établissement’. Une base de données est fournie par défaut ; vous pouvez l’utiliser pour démarrer mais il est encore plus intéressant d’alimenter vous-même vos fiches de soins. Parallèlement, l’accord de coopération négocié, les conditions-cadres et la disponibilité du helpdesk entre autres, jouait naturellement un rôle déterminant. »

Plus-value

« La disponibilité du système 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 représente une réelle plus-value. Vous bénéficiez d’un accès permanent au dossier et vous pouvez obtenir des informations rapides et ciblées au sujet des résidents. Vous avez la possibilité de travailler dans le système avec plusieurs collaborateurs simultanément, et à différents endroits. En outre, il est possible d’octroyer des droits spécifiques à chaque collaborateur, liés à sa fonction, portant aussi bien sur l’accès à certains dossiers que sur la possibilité d’exécuter certaines tâches. Vous avez également la possibilité d’encoder les données de manière structurée, ce qui vous permettra de générer des aperçus spécifiques par la suite. Auparavant, tout était consigné dans le registre de jour/nuit, ce qui vous demandait du temps pour regrouper certaines données. Une autre possibilité est la réutilisation de données : certaines données ne doivent être encodées qu’une seule fois et sont disponibles à différents endroits. L’outil ‘agenda’ pratique est également un atout qui simplifie le travail administratif des services paramédicaux entre autres ; ceux-ci peuvent consigner leurs observations dans le dossier de soins à partir de leur agenda. Bientôt, il sera également possible de regrouper nos données relatives aux indicateurs de qualité à partir du dossier électronique. »

Simplification des processus

« Pour générer une plus-value et un gain de temps perceptibles pour les travailleurs, les systèmes informatiques doivent être mis en place de manière optimale. Une informatisation efficace doit être simple et se traduire par la suppression complète du double encodage des données, du dossier papier. L’informatisation doit également être globale. Ainsi, les mesures en termes de qualité doivent autant que possible provenir directement du logiciel. De même, une simplification maximale du dossier est également recherchée, afin de réduire au minimum la surcharge administrative au sein du département et ainsi de pouvoir affecter au maximum le personnel à la mission principale, les soins directs aux résidents. »
« L’application proprement dite n’a pas pour effet de réduire votre volume de travail mais vous pouvez par contre simplifier les processus. C’est là que réside le défi majeur : intégrer le programme de telle sorte qu’il remplace tous les anciens flux d’informations. Un poste infirmier à faible consommation de papier est envisageable ; il est important à cet égard que la direction assure également un contrôle et, après un certain temps, relègue effectivement aux archives les anciens systèmes d’établissement de rapports et d’enregistrement. En outre, il est important de considérer le contexte global au sein de l’établissement et, sur base de cette réalité, de formuler des objectifs réalisables à développer le moment venu. Au sein de l’ASBL Zorg-Saam ZKJ, nous nous efforçons d’adapter les systèmes mis en place de manière à répondre aux besoins réels des travailleurs, ce qui nous permet de générer des bénéfices à court terme. Les moyens dont vous disposez constituent un troisième facteur déterminant pour l’amélioration des soins : lorsque vous en avez les moyens, vous pouvez passer à l’enregistrement mobile des soins et le travail se déroulera de manière plus efficace et plus précise. Un quatrième facteur est la possibilité d’organiser des formations afin d’apprendre aux collaborateurs à utiliser des applications. Nous savons d’expérience que l’intérêt de l’infirmier(ère) en chef pour l’ITC est un facteur de réussite déterminant. Reste à trouver un(e) passionné(e) pour inspirer et motiver les autres, » conclut Filip Vandaele.

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