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Planification de la capacité d'accueil à l'UZA : l'outil informatique est une aide mais le processus de gestion des chan

Delen

« Au cours d’une première phase, un comité directeur, en collaboration avec un consultant externe, a répertorié les processus d’exploitation relatifs au flux des patients. Au cours d’une deuxième phase, le cahier des charges concernant les processus d’exploitation pour l’avenir a été défini et des caractéristiques spécifiques auxquelles les outils ICT de support devaient répondre ont également été établies. À l’issue d’une analyse coûts-bénéfices approfondie, notre choix s’est porté sur ‘BEDplan’, un programme de la société néerlandaise Lievestro Software. C’est un programme combinable disposant de fonctionnalités visant à soutenir la phase de planification stratégique et tactique : le nombre de lits disponibles, à quel moment et pour quelle raison, pour le processus d’admission. En outre, le programme indique au niveau opérationnel quels patients occupent quels lits, quelle est la date de sortie prévue et pour quand de nouvelles admissions sont prévues. Nous avons également complété le programme en introduisant notre logique et nos paramètres dans le système d’information hospitalier afin d’assurer un équilibre entre les processus contrôlés par le programme et les priorités de l’UZA. Avec ce programme, nous connaissons non seulement la capacité d’accueil de l’hôpital en temps réel mais nous disposons aussi d’une base pour communiquer avec les unités concernées. »

Deux circuits

« À l’UZA, nous opérons par ailleurs une distinction entre le circuit des entrées planifié et le circuit des entrées non planifié. L’unité des soins intensifs comptant 45 lits et le service des urgences font partie du circuit non planifié. Le circuit planifié concerne les autres unités ‘ordinaires’ auxquelles la planification de la capacité d’accueil est applicable. »

Consultation des admissions par jour

« Nous préparons les admissions sur une base journalière : nous utilisons un planificateur d’admissions le matin et deux planificateurs d’admissions l’après-midi. Les paramètres suivants interviennent dans la planification de l’admission d’un patient : spécialité, raison d’admission, type de chambre, type de lit et l’unité. Nous partons d’un certain nombre de modèles en cascade : par exemple, un patient demande une chambre individuelle ; si ce type de chambre n’est pas disponible, nous passons à une chambre à deux lits et si ce type de chambre n’est pas disponible, nous renvoyons à une chambre à quatre lits. Dans l’autre sens, nous ne passerons jamais automatiquement d’une chambre à deux ou quatre lits à une chambre individuelle. Des codes de couleur indiquent par exemple le statut d’une chambre, occupé ou libre. Actuellement, l’utilisation de ce programme est encore centralisée mais l’objectif final est de pouvoir utiliser le programme par unité. »

Commission

13 UZA bedcapaciteit 11024« Grâce à l’utilisation du programme ICT, que nous avons lancé en avril 2012, nous avons certes déjà enregistré une progression majeure. Depuis le lancement du programme, une unité de 30 lits a été fermée mais le nombre d’admissions a cependant augmenté de 6 %. Malgré cet afflux accru et un nombre moins élevé de lits, nous avons toujours su gérer les admissions. Il nous reste toutefois encore du chemin à parcourir. En effet, nous nous trouvons actuellement dans une phase de gestion des changements : ce sont en fin de compte les collaborateurs qui doivent adopter une nouvelle culture en matière d’admission et de sortie. Pour soutenir ce processus, une commission, se réunissant quatre fois par an, a été mise sur pied au sein de l’UZA. À partir de cette plateforme, des lignes politiques sont tracées et seront ensuite mises en place à la base, » conclut Ken Verheyden.

L’UZA en bref

L’UZA dispose de 573 lits agréés répartis dans 27 unités de soins
Plus de 26.000 patients y passent une nuit chaque année
L’UZA compte 38 services médicaux hautement spécialisés dans lesquels plus d’un demi-million de patients viennent en consultation chaque année
L’UZA occupe quelque 2.800 collaborateurs, parmi lesquels 400 médecins et 1.400 infirmiers(ères)

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