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Quand et comment contacter un collaborateur absent?

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1) Le premier contact téléphonique
C’est le collaborateur lui-même qui devra établir le premier contact avec son supérieur en cas d’absence. Durant ce premier contact, le dirigeant devra se montrer concerné par la situation de son collaborateur malade et garantir le déroulement pratique du travail. Après la conversation, il informera les personnes directement concernées, notamment les collègues.
Conseils:
• Veillez à ce que le collaborateur absent téléphone directement au dirigeant, au lieu d’envoyer un courrier électronique au service du personnel
• Donnez la parole au collaborateur
• Montrez-vous concerné par sa situation
• Rassemblez toutes les informations nécessaires
• Résumez
• Prenez le temps d’écouter ou rappelez ultérieurement
• Ne lui donnez pas l’impression que vous effectuez un contrôle (ex: ne commencez pas la conversation en posant la question “Combien de temps votre maladie durera-t-elle selon le médecin?”)
2) Gardez contact durant la période d’absence, surtout si celle-ci dure longtemps
En passant un coup de fil ou en rendant une visite à domicile durant la maladie, vous encouragez le collaborateur à reprendre rapidement le travail. Cela vous permet de garder le collaborateur concerné par le travail et sa société et de vous informer au sujet de l’évolution de la durée d’absence. Lorsqu’il existe une incertitude quant à la cause de la maladie, vous pouvez éventuellement demander si l’absence est liée à la nature du travail (“Y a-t-il peut-être eu un événement sur le lieu de travail qui vous aurait rendu malade? Pouvons-nous faire quelque chose pour vous faciliter le travail?”).
Conseils:
• Contactez régulièrement votre collaborateur (tentez de trouver un bon équilibre)
• Votre société dispose-t-elle d’un magazine pour le personnel? Envoyez-le au domicile du collaborateur
• Demandez également à un de ses collègues de le contacter de temps en temps
• Ne posez pas trop de questions
• Tenez compte de sa situation et de la nature de la maladie
3) La conversation après le retour du collaborateur
En tant que dirigeant, il est important qu’au premier jour du retour du collaborateur, vous preniez le temps pour vous mettre autour de la table avec lui, surtout s’il s’agit d’une longue absence. Ceci le rassurera et lui permettra d’immédiatement retrouver ses repères sur son lieu de travail. Durant cette conversation, vous aurez également l’opportunité de l’informer des changements et de la situation actuelle sur le lieu de travail (quels travaux ont été reportés?) et de lui demander quelles étaient les causes de son absence? Grâce à cette attention, votre collaborateur aura le sentiment que son absence était largement déplorée par l’entreprise. Si, après trois mois d’absence, le collaborateur ne revoit son dirigeant que trois jours après son retour, il n’aura pas vraiment le sentiment que son absence s’est fait ressentir
“Mon collaborateur est malade. Que faire?”
Les absences pour cause de maladie font perdre beaucoup d’argent aux entreprises. Il n’est dès lors pas surprenant que le thème figure parmi les priorités absolues des professionnels en ressources humaines. Ceux-ci ont d’ailleurs pas mal de questions à ce sujet. Quelles sont les obligations des travailleurs et des employeurs? A combien le salaire garanti s’élève-t-il? Quelles sont les principales causes d’une maladie et comment pouvez-vous les prévenir en tant qu’entreprise? Quand pouvez-vous ordonner des contrôles médicaux? Quand et comment contacter un collaborateur absent?
ADBM, un groupe de services spécialisé en ressources humaines, tente d’aider les entrepreneurs et les professionnels en ressources humaines en leur proposant le guide “Mijn medewerker is afwezig. Wat nu?” (Mon collaborateur est malade. Que faire?). Ce guide pratique comporte 50 questions et réponses relatives à l’absentéisme.
Pour plus d’informations: www.admb.be – [email protected]
Le guide est édité par la maison d’édition Die Keure: www.business-economics.be

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