Typ om te zoeken

Geen onderdeel van een categorie

Zelfroosteren: meer flexibiliteit voor organisatie en medewerkers

Delen

“Zelfroosteren is een planningsysteem dat zijn oorsprong vond in een Zweeds ziekenhuis. Het systeem laat medewerkers toe om zelf invloed te hebben op hun werktijden. Zelfroosteren mag evenwel geen valse verwachtingen creëren: het uitgangspunt blijft dat het werk verdeeld moet worden,” openen directeur Luk Berlanger en marketing & sales Kevin van Cauwenbergh van Déhora.
 
“Zelfroosteren is een personeelsvriendelijk proces met behulp van ondersteunende software. Het systeem wordt opgebouwd in een viertal stappen. In stap één bepaalt de organisatie de bezettingseisen. De werkgever geeft aan welke minimale en maximale bezettingseis nodig is voor elk moment van de dag, week, maand of jaar om een optimale dienstverlening te garanderen. Door het juist definiëren van de benodigde bezettingseisen kunnen organisaties beter inspelen op de piek- en dalmomenten. Daarnaast dwingt zelfroosteren de organisatie om bewuster stil te staan bij de inzet van specifiek gekwalificeerd personeel voor een bepaalde taak, op een welbepaalde plaats en tijdstip.”
 

Werknemers vullen hun ideale diensten in

“Op basis van de vooraf gedefinieerde bezettingseisen, en dus ook het beschikbare werk, krijgen medewerkers enkele dagen de tijd om hun eigen ideale uurrooster samen te stellen. Het gaat hierbij om hun eigen wensenrooster, op basis van hun privé agenda en deze van hun gezin. Belangrijk hierbij is dat iedereen evenveel recht heeft om bepaalde shiften te kiezen. Nadat iedere medewerker zijn of haar wensenrooster heeft ingevoerd, worden alle wensenroosteers gecumuleerd. Doorgaans stemt het resultaat hiervan niet 100% overeen met de gedefinieerde bezettingseisen. Daarvoor is een volgende ronde nodig.”
 

Definitief rooster

“Op basis van het resultaat uit stap 3 krijgen medewerkers de mogelijkheid om nog enkele van hun shiften aan te passen zodat een “fit” met de bezettingseisen gerealiseerd kan worden. Iedere medewerker zal dan nog enkele aanpassingen moeten maken in haar of zijn ideale rooster. Tot slot wordt het samengestelde rooster definitief gemaakt. Het is aan de planner om de laatste misfits op orde te krijgen. Hierbij kan hij gebruik maken van een automatische generator binnen de software of gaat hij zelf aan de slag.”
 

Voordelen van zelfroosteren

“Zelfroosteren biedt vooral meer flexibiliteit voor zowel de organisatie als de medewerkers. Een organisatie kan hierdoor flexibeler inspelen op continu veranderende omstandigheden. Daarnaast geven personeelsleden zelf aan welke werktijden het beste passen bij de eigen work-life balans. Zo kiezen sommige medewerkers er bewust voor om veel nachtshiften te werken terwijl andere medewerkers net de voorkeur geven aan veel aansluitende diensten.”
 

Opportuniteiten voor de zorgsector

“Hoewel zelfroosteren ontwikkeld is vanuit een Zweedse zorginstelling, maken nog relatief weinig Belgische zorgorganisaties gebruik van het systeem. Op een enkele uitzondering na zijn weinig ziekenhuizen ermee vertrouwd, in woon- en zorgcentra wordt er vaker gebruik van gemaakt. Voor sommige organisaties is het systeem van zelfroosteren niet echt nodig omdat de planning een stramien vertoont waarmee de meeste medewerkers zich kunnen verzoenen. Voor zorgorganisaties waar de planning echter telkens weer een zware bevalling is en waar medewerkers niet echt tevreden zijn, kan zelfroosteren een oplossing bieden,” besluiten Luk Berlanger en Kevin van Cauwenbergh.
 

Zelfroosteren in de praktijk

 
Minder “wensen-blaadjes”
“De aanleiding voor de invoering van het systeem van zelfroosteren had onder meer te maken met het feit dat er na het “definitieve” rooster nog te veel wissels werden doorgevoerd,” vertelt Koen Valgaeren, directeur van wzc Familiehof in Schelle.
 
“De “planner” was bovendien heel wat uren zoet met het opmaken van de uurroosters en met het aanbrengen van veranderingen. Voorts konden wij de combinatie van werk/privé verbeteren dankzij het zelfroosteren. Ook de inspraak en de betrokkenheid van de medewerkers nam toe. Medewerkers kunnen nu zelf inplannen, rekening houdend met hun privésituatie. Ook zijn er nu minder “wensen-blaadjes”. Het teamgevoel wordt aangewakkerd, medewerkers spreken onderling meer af.” Koen Valgaeren waarschuwt wel voor een aantal valkuilen. “Zelfroosteren vraagt om discipline, zowel planner als medewerkers moeten consequent blijven. Soms heerst er ook een berusting na een wensenfase. Ten slotte moet een organisatie uitkijken om niet te hervallen in een te groot aantal wissels gedurende de maand.”
 

Maak spelregels niet te streng

“Het opmaken van een uurrooster is een complex en tijdrovende activiteit waar je aan veel eisen/verwachtingen moet voldoen. Het betreft daarbij onder meer de bezettingseisen, voldoende kwalificaties, beantwoording aan de wetgeving, voldoen aan gezondheidsregels, stabiliteit in uurroosters, enz. Een planningstool vereenvoudigt deze complexiteit”, stelt Sonja Jacobs, hoofdverpleegkundige bij wzc Cleo in Berchem.
 
“Een bijkomend argument voor zelfroosteren in onze organisatie was het werken met zelfsturende teams en het geven van meer verantwoordelijkheid. Zelfroosteren levert onmiskenbaar een aantal belangrijke voordelen op voor de organisatie. Zo moeten leidinggevenden minder “brandjes blussen”. Voorts is er meer tijd voor beleidsvoorbereidend werk en innovatieve projecten. Bovendien zagen wij een vermindering van het ziekteverzuim, vooral het “grijs verzuim” daalde. Vóór de invoering van zelfroosteren werd het privéleven van de medewerkers bepaald door hun uurrooster. Nu kan men het rooster aanpassen aan het privéleven. Op die manier passen onder meer studies, hobby’s en co-ouderschap binnen het kader van zelfroosteren. Communicatie, eerlijkheid en transparantie zijn cruciaal voor het welslagen van zelfroosteren. Medewerkers moeten een realistisch beeld krijgen van de mogelijkheden en de wettelijke spelregels. Het is ook belangrijk om de spelregels niet te streng te maken.”
 

Tags:

Geef een reactie